“48% Các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh, sự truyền thông nội bộ trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”.
Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa mạnh mẽ đến khách hàng. Theo bạn hiểu truyền thông nội bộ là gì? Doanh nghiệp có cần hoạt động này không?
1. Truyền thông nội bộ là gì?
Trong doanh nghiệp, khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa nhân viên với nhân viên nếu quá xa dễ dẫn đến mâu thuẫn ngầm khiến năng suất lao động của doanh nghiệp giảm và môi trường văn hóa công ty không cởi mở. Truyền thông nội bộ là cầu nối giúp mọi người trong doanh nghiệp hiểu nhau hơn để hợp tác, xây dựng và làm việc vì quyền lợi, lợi ích chung.
Truyền thông nội bộ (Internal Communications – IC) được hiểu là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa mọi người trong Doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ tạo nên và duy trì mối quan hệ bên trong giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với cấp quản lý lãnh đạo. Đây là sợi dây gắn kết hai chiều, thông suốt đảm bảo sự phát triển mối quan hệ gắn bó bền vững.
Nếu không đầu tư và tập trung xây dựng truyền thông nội bộ đúng mức sẽ dẫn đến hậu quả khó lường cho doanh nghiệp: Mâu thuẫn, bất đồng quan điểm, mục tiêu giữa nhân viên với nhân viên hay giữa nhân viên với lãnh đạo; nhân viên trong công ty không hiểu được mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh,.. của doanh nghiệp từ đó khó có động lực và định hướng các nhân rõ ràng trong công việc. Truyền thông nội bộ làm nhiệm vụ truyền tải thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới nhân viên đồng thời loại trừ, điều chỉnh sai sót kịp thời. Hãy để mỗi cá nhân trong doanh nghiệp là một nhân tố chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước vững mạnh.
2. Truyền thông nội bộ – Chìa khóa gắn kết nhân sự bền vững
Truyền thông nội bộ là chìa khóa gắn kết nhân sự trong toàn công ty bởi hoạt động này nhằm xây dựng mối quan hệ tốt nhất giữa các bộ phận trong công ty để toàn công ty đều có một hướng nhìn, ý chí phát triển.
2.1. Tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp
Hoạt động truyền thông nội bộ giúp chính nhân viên trong doanh nghiệp:
- Có trách nhiệm với công việc, năng suất và hiệu quả công việc tốt hơn
- Nhân viên hài lòng với chế độ khen thưởng doanh nghiệp đưa ra
- Duy trì sự gắn bó và hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ là cầu nối giúp truyền tải thông tin chính xác kịp thời trong doanh nghiệp giúp tăng sự phối hợp giữa các phòng ban. Cấp quản lý, lãnh đạo hiểu được: Nhân viên đang mong muốn gì? Cần gì tại doanh nghiệp? để hiểu được nhu cầu và đáp ứng nhu cầu cho nhân viên.
Khi đã hài lòng với công việc, năng suất làm việc tại các bộ phận cũng tăng lên, hiệu quả kinh doanh sẽ tốt hơn.
2.2. Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp và phúc lợi doanh nghiệp mang lại có tốt hay không ảnh hưởng rất lớn tới nhân viên. Và đây cũng chính là hình ảnh thu nhỏ của chính doanh nghiệp bạn. Thành tích của nhân viên cần được khen thưởng và ghi nhận đóng góp kịp thời thông qua các kênh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp cũng được khắc họa rõ nét trên chính kênh truyền thông của doanh nghiệp.
2.3. Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ xây dựng tốt cũng giúp doanh nghiệp đạt được niềm tin, ủng hộ và huy động được thêm vốn từ các cổ đông hiện hữu. Xây dựng văn hóa tốt là cầu nối giúp ban lãnh đạo và cổ đông gắn kết, liên minh cổ đông để tránh bị thâu tóm trên thị trường.
Doanh nghiệp quan tâm đến truyền thông nội bộ cũng chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, nâng cao sức cạnh tranh trong doanh nghiệp.
3. Các phương tiện truyền thông nội bộ hiệu quả hiện nay
Truyền thông nội bộ gánh vác nhiệm vụ chính:
- Phổ biến và giáo dục: Đường lối, chính sách, pháp luật và văn hóa truyền thống trong doanh nghiệp
- Xây dựng mối quan hệ nội bộ tốt đẹp
- Cung cấp và cập nhật các thông tin, nhiệm vụ công tác về chương trình, chính sách của doanh nghiệp
- Tạo động lực thi đua, khen thưởng, khích lệ nhân viên trong các phong trào, hoạt động trong doanh nghiệp như: Khen thưởng cá nhân, phòng ban có thành tích xuất sắc về doanh số, văn hóa, văn nghệ,…
“Mỗi doanh nghiệp có một cách truyền thông nội bộ cho riêng mình nhưng có một triết lý chung đó là làm cho nhân viên tin rằng công ty họ đang làm việc là nơi tốt nhất!” (Tác giả Bảo Phương – Chuyên gia truyền thông).
Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần cải thiện, đề cao hoạt động truyền thông nội bộ thông qua các phương tiện:
- Các phương tiện in ấn (báo chí, tạp chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài phát biểu…):
Đây chính là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến hiện nay. Tại các sản phẩm in ấn thường là các bài chia sẻ về các vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp (sự kiện mới, bài phát biểu, vinh danh, khen thưởng,…). Nhân viên trong doanh nghiệp đọc và hiểu được văn hóa của công ty.
- Bảng thông báo của doanh nghiệp:
Tại các doanh nghiệp thường có bảng tin thông báo treo tại văn phòng hoặc bảng thông báo online trên kênh nội bộ để truyền tải các thông tin, nội quy, lịch họp, chính sách, văn hóa nổi bật và muốn nhân viên đọc được. Đây vẫn là một kênh thông tin hữu ích và hiệu quả cho mỗi doanh nghiệp và vị trí đặt bảng thông báo thường nằm ở vị trí nhân viên dễ dàng thấy nhất.
- Mạng Internet nội bộ trong doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng mạng xã hội khác nhau như: Facebook, zalo, workpalce, slack,.. Tại đây, nhân viên trong toàn doanh nghiệp dễ dàng trao đổi, gửi mail và thông tin trực tiếp cho nhau mà không tốn quá nhiều thời gian chờ đợi.
Doanh nghiệp cũng dễ dàng đăng tải, thông báo sự kiện, tin tức hay chính sách mới để toàn bộ nhân viên trong công ty nắm bắt được.
- Radio nội bộ:
Khá nhiều doanh nghiệp sử dụng phương thức radio nội bộ vào thời điểm bắt đầu giờ làm, kết thúc giờ làm hoặc chương trình radio vào ngày cố định trong tuần. Nội dung chia sẻ và phát tại radio có thể là: mẩu tin tức nhỏ, thông báo, sự kiện, chuyên mục tâm sự chia sẻ, … nhằm truyền tải thông tin nhanh chóng trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Các cuộc họp và giao ban nội bộ:
Hàng tuần, các doanh nghiệp thường có cuộc họp tổng kết hoạt động của phòng ban hây tổng kết tuần của doanh nghiệp. Tại các buổi họp như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ: Khen thưởng, vinh danh các cá nhân, phòng ban xuất sắc trong tuần hoặc điều chỉnh các sai phạm ảnh hưởng không tốt tới văn hóa doanh nghiệp,..
Cũng tại các buổi họp giao ban với lãnh đạo phòng, doanh nghiệp dễ dàng truyền thông đến cán bộ quản lý. Sau đó, nhờ hoạt động truyền miệng hiệu quả sẽ đưa thông tin nhanh chóng và dễ hiểu thông báo lại tới nhân viên trong phòng để thực hiện và nắm rõ thông tin.
- Tổ chức các sự kiện PR nội bộ:
Hoạt động nội bộ góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong công ty. Đây cũng là cách thu hút sự chú ý cảm tình của nhân viên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các sự kiện PR nội bộ như tạo ra các cuộc thi giao lưu phòng ban, tổ chức gameshow giao lưu, chương trình nội bộ,… Thông qua các hoạt động, sự kiện đưa ra nhân viên tại các phòng ban sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp hơn tạo dựng văn hóa tích cực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh tự tạo ra các sự kiện nội bộ, Doanh nghiệp có thể cùng nhau thêm gia các hoạt động tập thể, sự kiện cộng đồng tạo ra như: Giờ trái đất, chương trình thiện nguyện, hội nghị,.. để củng cố tinh thần đoàn kết giữa nhân viên trong toàn công ty. Cũng là dịp hình ảnh doanh nghiệp được đề cao hơn trong mắt công chúng.
Để hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp phải đầu tư xây dựng và chọn lọc ý tưởng chương trình và cách thức truyền thông phù hợp với từng nhóm nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng phương pháp số hóa thông tin doanh nghiệp để hỗ trợ truyền thông nội bộ và truyền tải văn hóa doanh nghiệp hiệu quả tới cấp nhân viên và đối tác, khách hàng. Thấu hiểu được điều đó, Amber Online Education mang tới dịch vụ số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí – tối đa hiệu quả trong hoạt động truyền thông nội bộ, tiết kiệm 70% chi phí vận hành và quản lý doanh nghiệp.
Amber tự hào đã giúp các tập đoàn, các công ty FDI giải quyết bài toán về phương thức truyền thông nội bộ. Hãy liên hệ ngay với Amber để được tư vấn giải pháp số hóa phù hợp nhất!
Liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
Website: https://amberacademy.vn/
E-mail: info@amberacademy.vn
