Truyền thông nội bộ góp phần tạo ra sức mạnh nội tại của doanh nghiệp. Một Doanh nghiệp nếu thực hiện hiệu quả các phương thức truyền thông nội bộ sẽ tăng khả năng gắn kết của nhân viên lên 2 – 4,5 lần và giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc đến 20%. Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa mạnh mẽ đến khách hàng.
Sử dụng cách truyền thông nội bộ nào để tăng hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp?
I. Truyền thông nội bộ doanh nghiệp là gì?
Truyền thông nội bộ được hiểu là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa mọi người trong Doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ tạo nên và duy trì mối quan hệ bên trong giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với cấp quản lý lãnh đạo. Đây là sợi dây gắn kết hai chiều, thông suốt đảm bảo sự phát triển mối quan hệ gắn bó bền vững.
Nếu Doanh nghiệp không đầu tư và tập trung xây dựng truyền thông nội bộ đúng mức sẽ dẫn đến hậu quả khó lường cho doanh nghiệp: Mâu thuẫn, bất đồng quan điểm, mục tiêu giữa nhân viên với nhân viên hay giữa nhân viên với lãnh đạo; nhân viên trong công ty không hiểu được mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh,.. của doanh nghiệp từ đó khó có động lực và định hướng các nhân rõ ràng trong công việc. Truyền thông nội bộ là chìa khóa gắn kết nhân sự trong toàn công ty bởi hoạt động này nhằm xây dựng mối quan hệ tốt nhất giữa các bộ phận trong công ty để toàn công ty đều có một hướng nhìn, ý chí phát triển:
- Tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp
- Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp
- Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
II. Tổng hợp 10 cách truyền thông nội bộ hiệu quả và tối ưu cho mọi doanh nghiệp
1. Công khai mục tiêu và định hướng chung của toàn công ty
“48% Các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh, sự truyền thông nội bộ trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”.
Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa mạnh mẽ đến khách hàng. Hãy coi mỗi cá nhân trong Công ty là một thành phần quan trọng tạo lên sự phát triển chung và điều bạn cần làm là giúp nhân viên của mình hiểu về mục tiêu, định hướng để cùng chung tay đạt được mục tiêu lớn. Đừng che giấu chính nhân viên của mình bởi điều này sẽ khiến Doanh nghiệp bạn bị lạc hậu, đội ngũ nhân sự không nhiệt huyết.
2. Hãy nói chuyện với nhân viên trước
Thay vì để nhân viên tự tìm kiếm thông tin về Doanh nghiệp với luồng thông tin chưa chọn lọc, Doanh nghiệp cần chủ động tạo cuộc nói chuyện để cả 2 bên hiểu nhau hơn. Cho dù Doanh nghiệp vừa biết tới một giao dịch với quan trọng hay gặp phải một số khủng hoảng, thì thông tin nên đến từ bên trong tổ chức, từ đó nhân viên biết đâu là sự thật và vai trò của họ là gì?
Cách giao tiếp với nhân viên trong doanh nghiệp tốt nhất là nên thường xuyên trò chuyện với nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các vấn đề phát sinh. Điều này không chỉ cho thấy doanh nghiệp đang quan tâm đến nhân viên mà còn cho họ thấy cần phải nỗ lực hơn nữa để công việc trở nên tốt hơn.
3. Khuyến khích nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến và đối thoại
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp tốt thì cần có sự tương tác 2 chiều giữa nhân viên và cấp lãnh đạo. Doanh nghiệp cần tạo thói quen cho nhân viên đưa ra phản hồi trên những thông tin nhận được, khuyến khích nhân viên đối thoại mở. Bạn có biết: 91% nhân viên hiểu được vai trò tổng thể của mình trong hoạt động doanh nghiệp sẽ góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp.
Nếu như truyền thông nội bộ đưa thông tin 1 chiều dễ dàng thì với việc truyền thông nội bộ 2 chiều đòi hỏi Doanh nghiệp cần sự chú tâm. Hãy chú kế tới các kênh nội bộ, mạng xã hội nội bộ để có được sự tương tác 2 chiều trong truyền thông nội bộ. Điều này cũng giúp giảm thời gian truyền tải so với phương thức truyền thống truyền miệng.
4. Hãy để nhân viên nhận thấy bản thân được đánh giá cao
Hãy để nhân viên nhận thấy bản thân được đánh giá cao bằng cách khen ngợi thành công của nhân viên, quan tâm, lắng nghe ý kiến đóng góp. Đồng thời, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng cũng như các vấn đề tồn đọng nhằm cải tiến, xây dựng Doanh nghiệp tốt hơn.
Doanh nghiệp cần cho nhân viên thấy được sự quan tâm tới họ và công việc công ty bằng cách yêu cầu nhận xét và phản hồi tích cực về tất cả các khía cạnh. Cách truyền thông hiệu quả là sự khen thưởng và công nhận đóng góp của nhân viên. Tùy từng nhân viên sẽ thích việc được khen ngợi trước cả nhóm hay trực tiếp,… Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy đóng góp của mình đưa ra được tổ chức, Doanh nghiệp ghi nhận.
5. Xây dựng văn hóa gắn kết là cách truyền thông nội bộ hiệu quả
Cách truyền thông nội bộ cũng chính là xây dựng văn hóa gắn kết toàn bộ nhân sự trong công ty. Điều này không chỉ là một văn phòng làm việc vui vẻ, mà còn là cách nhóm bạn tương tác và truyền thông với nhau và với khách hàng.
Xây dựng văn hóa gắn kết có giá trị và ý nghĩa to lớn vì sẽ khai phát được năng lực cá nhân, năng suất của tổ chức, khi đó tổ chức, đội nhóm đã đạt sự tin cậy cao của các thành viên, họ có thể thể hiện mình một cách thoải mái, rõ ràng, tự do, sáng tạo nhất. Bên cạnh đó, xây dựng văn hóa gắn kết phát huy được sức mạnh tập thể.
6. Tích cực chia sẻ, bình luận, phản hồi với nhân viên
Doanh nghiệp muốn nhân viên của mình giao tiếp và truyền thông tích cực theo 2 chiều, đòi hỏi cấp lãnh đạo, quản lý phải làm gương trước tiên, cần tham gia tích cực vào chia sẻ, bình luận, đưa ra phản hồi và trả lời. Cấp lãnh đạo, quản lý cần khuyến khích nhân viên thấy được giá trị của truyền thông cũng đồng nghĩa tạo cho họ hứng thú chia sẻ thông tin.
Khi doanh nghiệp nghiêm túc đầu tư để cải tiến truyền thông nội bộ đa chiều, chắc chắn sẽ tạo ra nhiều tác động lớn lên kết quả hoạt động của mình. Việc cải tiến liên tục truyền thông nội bộ là công tác quản trị giúp tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó, vững bền giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.
7. Tạo ra sự tin tưởng nội bộ trong Doanh nghiệp
Cũng như khách hàng, thì Doanh nghiệp và phòng ban trong công ty cũng cần có sự tin tưởng tới cá nhân nhân viên. Việc này đòi hỏi chứng minh bản thân và nỗ lực từ chính nhân viên. Khi làm việc trong một môi trường cởi mở và trung thực, kết nối cá nhân, nhân viên sẽ xây dựng thêm sự tin tưởng và hỗ trợ từ đội ngũ quý báu của mình.
Tổ chức, doanh nghiệp sao có thể thành công và tồn tại bền vững nếu liên tục gặp những vấn đề bất ổn trong nội bộ? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên trong doanh nghiệp không có niềm tin vào chính công việc và con đường của nhà lãnh đạo? Do đó, việc xây dựng niềm tin, sự ti tưởng nội bộ trong doanh nghiệp là cách truyền thông nội bộ đem lại hiệu quả tích cực.
8. Thiết lập mục tiêu và đo lường hiệu quả
Doanh nghiệp cần cởi mở với mục tiêu của chính tổ chức mình cũng như mục tiêu của cá nhân, đội nhóm, đảm bảo mục tiêu đều kịp thời và có thể đo lường được.
Mục tiêu giúp mọi người trong doanh nghiệp đoàn kết nhau và khiến cho mục tiêu của doanh nghiệp trở nên rõ ràng, khả năng đạt được cao hơn.
9. Triển khai mạng xã hội nội bộ trong Doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng mạng xã hội khác nhau như: Facebook, zalo, workpalce, slack,.. Tại đây, nhân viên trong toàn doanh nghiệp dễ dàng trao đổi, gửi mail và thông tin trực tiếp cho nhau mà không tốn quá nhiều thời gian chờ đợi. Doanh nghiệp cũng dễ dàng đăng tải, thông báo sự kiện, tin tức hay chính sách mới để toàn bộ nhân viên trong công ty nắm bắt được.
Với các Doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa văn phòng việc tổ chức truyền tải văn hóa nội bộ rất khó khăn thay vào đó Doanh nghiệp nên tận dụng mạng xã hội nội bộ của mình hoặc số hóa các tài liệu truyền thông để việc truyền tải dễ dàng hơn. Ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng phương pháp số hóa thông tin doanh nghiệp để hỗ trợ truyền thông nội bộ và truyền tải văn hóa doanh nghiệp hiệu quả tới cấp nhân viên và đối tác, khách hàng.
10. Lắng nghe và khảo sát nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông nội bộ hiệu quả
Để biết được tình hình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, cấp lãnh đạo, quản lý cần quan tâm tới việc khảo sát ý kiến của nhân viên để đưa ra phương pháp truyền thông nội bộ phù hợp. Lắng nghe để tìm ra phương pháp tốt nhất hơn hẳn việc truyền thông đưa tin từ 1 phía. Một khi cấp lãnh đạo, quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể.
Để tối ưu hóa công việc quản lý và truyền thông nội bộ hiệu quả tới từng nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phương pháp số hóa vào tài liệu truyền thông của mình để cắt giảm tới 70% chi phí in ấn, tìm kiếm, tra cứu các tài liệu.
Với việc ứng dụng số hóa vào các kênh truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí – tối đa hiệu quả trong hoạt động truyền thông nội bộ, tiết kiệm 70% chi phí vận hành và quản lý, cụ thể như:
- Trích xuất, chia sẻ tài liệu truyền thông nội bộ mọi lúc mọi nơi chỉ trong 1 phút
- Đồng bộ và chuẩn hóa 100% kiến thức
- Tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian tìm kiếm, tra cứu tài liệu
- Tạo đột phá với kênh truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, áp dụng công nghệ 4.0
Thấu hiểu khó khăn của doanh nghiệp trong việc truyền thông nội bộ theo xu hướng mới, Amber Online Education mang tới dịch vụ số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí – tối đa hiệu quả trong hoạt động truyền thông nội bộ, tiết kiệm 70% chi phí vận hành và quản lý doanh nghiệp.
Amber tự hào đã giúp các tập đoàn, các công ty FDI giải quyết bài toán về phương thức truyền thông nội bộ. Hãy liên hệ ngay với Amber để được tư vấn giải pháp số hóa phù hợp nhất!
Liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
Website: https://amberacademy.vn/
Số điện thoại: 0833821008
E-mail: info@amberacademy.vn
