Số hóa văn bản, tài liệu được đánh giá là giải pháp cứu tinh giúp Doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% không gian lưu trữ và tối ưu các hoạt động: truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin. Thay vì lựa chọn đào tạo kỹ năng nghiệp vụ, quản lý tài liệu hay truyền văn hóa theo phương thức văn bản truyền thống, đã đến lúc doanh nghiệp chuyển đổi sang phương thức 4.0 – Số hóa tài liệu văn bản.
Để Doanh nghiệp hiểu và nắm rõ về số hóa văn bản, tài liệu; Amber xin phép tổng hợp chi tiết tại bài viết dưới đây!
1. Doanh nghiệp số hóa văn bản, tài liệu để làm gì?
Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp thì quy trình, quy định, đào tạo cũng cần chuyên nghiệp hơn trong chính nội bộ doanh nghiệp và trong mắt khách hàng, đối tác. Số lượng văn bản, tài liệu càng nhiều thì việc lưu trữ, truyền tải và tìm kiếm càng trở lên khó khăn và khô khan.
Trong doanh nghiệp các văn bản, tài liệu về sản phẩm, đào tạo kỹ năng nghiệp vụ hay quy trình nghiệp vụ đào tạo phần lớn vẫn đang được lưu trữ và sử dụng dưới dạng văn bản giấy thông thường hoặc văn bản điện tử dạng word, excel, powerpoint đơn giản. Sau đó, truyền tải và đào tạo tới nhân viên, đưa tới khách hàng bằng hình thức giảng dạy, trình chiếu đơn thuần. Số hóa văn bản, tài liệu được coi như giải pháp “cứu tinh, giảm thiểu sự tấn công của “cơn bão giấy”. Phần lớn doanh nghiệp sau khi sử dụng dịch vụ số hóa văn bản đều nhận thấy lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm 90% chi phí in ấn và không gian lưu trữ văn bản, tài liệu
- Dễ dàng trích xuất, chia sẻ tài liệu mọi lúc mọi nơi
- Linh hoạt trong việc chuyển đổi các loại dữ liệu số khác nhau
- Giảm thiểu các rủi ro đối với văn bản giấy: Mất, hư hỏng,…
- Đồng bộ và chuẩn hóa tài liệu trên toàn hệ thống của doanh nghiệp
- Tạo dựng sự đột phá, tăng trải nghiệm cho khách hàng và đối tác khi áp dụng công nghệ 4.0
Số hóa văn bản, tài liệu chính là việc ứng dụng công nghệ 4.0 để phục vụ tốt hơn, nhanh hơn nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Tính năng của số hóa văn bản trong doanh nghiệp
Số hóa văn bản trong doanh nghiệp được áp dụng để hỗ trợ 4 mục tiêu chính:
2.1 Số hóa thông tin sản phẩm
85% Nhà quản lý cho rằng sự khác biệt về giá cả, sản phẩm và dịch vụ không còn là chiến lược cạnh tranh bền vững của các doanh nghiệp mà “trải nghiệm khách hàng” mới là chìa khóa trong việc tạo ra “sự khác biệt” thu hút khách hàng.
Để việc kinh doanh hiệu quả doanh nghiệp cần xây dựng lòng tin vững chắc với khách hàng bằng việc xây dựng sản phẩm chất lượng và trải nghiệm sản phẩm mới lạ, hữu ích cho khách hàng. Khách hàng, đối tác thường không có quá nhiều thời gian để chờ doanh nghiệp bán những trải nghiệm tương tự doanh nghiệp khác. Bản thân doanh nghiệp hãy tự tạo ra sự đổi mới trong chính sản phẩm của mình sau đó đem đến cho khách hàng trải nghiệm ngắn gọn, xúc tích về chính sản phẩm bạn đang cung cấp.
Thay vì việc truyền tải và giới thiệu sản phẩm bằng lời nói tới khách hàng. Tại sao doanh nghiệp bạn không thử số hóa thông tin sản phẩm thành video động? Hình ảnh?… Hãy biến những trải nghiệm khô khan thành sự tương tác cho khách hàng với sản phẩm của mình để từ đó nâng cao trải nghiệm sản phẩm tốt nhất. Từ đó tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
2.2 Số hóa kỹ năng, nghiệp vụ
Tại các doanh nghiệp lớn và chuyên nghiệp, việc nâng cao kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố tiên quyết cho sự phát triển của công ty. Nhân viên có giỏi, nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ mới thực sự đem đến hiệu quả công việc. Với một doanh nghiệp, nhân viên không được đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ cũng giống như một cá nhân thiếu đi kỹ năng mềm cần thiết cho hoạt động sống.
Đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ tốt và hiệu quả giúp tập thể doanh nghiệp từ từ đi lên, vượt qua khó khăn và tạo thêm động lực, sức mạnh để bứt phá thành công trên thị trường. Doanh nghiệp có thể tự đào tạo hoặc thuê chuyên viên bên ngoài về giảng dạy nghiệp vụ, nâng cao kỹ năng cho nhân viên hay mua các khóa học kỹ năng mềm online, offline để nhân viên cải thiện. Nhưng vấn đề bất cập chính là việc nhân viên khó được cá nhân hóa các kỹ năng, nghiệp vụ và đồng nhất trên toàn hệ thống của doanh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp đều có nhu cầu riêng về đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ. Ví dụ như việc ngân hàng chú trọng đào tạo cho nhân viên về kỹ năng giao dịch, công ty ô tô lại đầu tư kỹ năng đào tạo lắp ráp,… Với phương pháp số hóa văn bản, tài liệu về kỹ năng, nghiệp vụ giúp cho việc mô phỏng các hoạt động sinh động và thu hút hơn đem lại hiệu quả đào tạo đồng bộ, dễ dàng.
2.3 Số hóa quy trình, quy định
Đào tạo về quy trình, quy định trong bất kỳ một doanh nghiệp nào đều quan trọng. Thông thường, khi đào tạo cho nhân viên, cán bộ hiểu về quy trình, quy định thì cán bộ đào tạo sẽ trình chiếu slide để giảng dạy cho nhân viên hiểu rõ. Có rất nhiều phương pháp đào tạo khác nhau, mỗi phương pháp có đặc điểm riêng phù hợp với loại hình và văn hóa của Doanh nghiệp. Tuỳ từng yêu cầu, đối tượng cụ thể mà doanh nghiệp lựa chọn các hình thức cho phù hợp.
Tuy nhiên, trong thời kỳ 4.0, thay vì viêc đào tạo quy trình, quy định đơn giản qua văn bản giấy hoặc slide thì doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ số hóa quy trình, quy định để việc truyền tải tới nhân viên hiệu quả và thu hút hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng lưu trữ, truy xuất và tìm kiếm đơn giản, tức thì các văn bản về quy trình, quy định doanh nghiệp như nội quy, quy trình làm việc,…
2.4 Số hóa thông tin doanh nghiệp
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần hoạt động truyền thông doanh nghiệp tức là các hoạt động tuyên truyền, truyền tải thông tin từ doanh nghiệp tới các đối tượng như: Nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp, khách hàng, đối tác,…
Doanh nghiệp sử dụng hoạt động truyền thông doanh nghiệp bằng hình thức đơn thuần là quảng bá hình ảnh, thương hiệu, thông tin doanh nghiệp nhằm xây dựng sự hiểu biết, tin yêu về doanh nghiệp và tạo sự gắn kết từng cá nhân vào bức tranh chung của tập thể.
Với phương pháp số hóa thông tin doanh nghiệp qua các phương thức mới nhằm hỗ trợ truyền thông nội bộ và truyền tải văn hóa doanh nghiệp hiệu quả tới nhân viên cũng như khách hàng, đối tác.
3. Quy trình số hóa văn bản, tài liệu
- Bước 1: Lựa chọn văn bản, tài liệu để tiến hành số hóa
- Bước 2: Tiến hành lựa chọn hình thức số hóa
- Bước 3: Xử lý các dữ liệu văn bản, tài liệu để đưa về hình thức số hóa đã chọn
- Bước 4: Nghiệm thu và đánh giá để xem văn bản, tài liệu sau khi được số hóa đã đầy đủ thông tin, thu hút và dễ hiểu chưa?
- Bước 5: Lưu trữ và sử dụng
4. Chi phí số hóa văn bản, tài liệu
Doanh nghiệp có thể tự số hóa tài liệu, văn bản của mình, tuy nhiên việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian của doanh nghiệp nhưng kết quả lại không như ý bởi trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên trong doanh nghiệp không chuyên về lĩnh vực số hóa.
Khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ số hóa văn bản, tài liệu bên ngoài thì tùy thuộc vào gói dịch vụ khách hàng lựa chọn, bảng báo giá dịch vụ số hóa nội dung E-Learning bao gồm các thành phần chi phí như sau:
- Chi phí xây dựng kịch bản quay hình, kịch bản dựng animation, kịch bản gamification (nếu có)
- Chi phí Quay hình bài giảng tại studio hoặc tại địa điểm khách hàng yêu cầu
- Chi phí hậu kỳ, xây dựng video bài giảng
- Chi phí thiết kế nhân vật, bối cảnh
- Chi phí thiết kế slide show với các bài giảng đơn giản đóng gói SCORM hoặc xAPI
- Chi phí thu âm thuyết minh
- Chi phí hỗ trợ triển khai
- Đóng gói bài giảng tương tác, câu hỏi quiz với các bài giảng đơn giản đóng gói SCORM hoặc xAP
5. Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa văn bản uy tín
Để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa văn bản uy tín và mang lại hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Mục đích số hóa tài liệu văn bản là gì?
- Đối tượng trải nghiệm số hóa văn bản là ai?
- Doanh nghiệp mong muốn lựa chọn hình thức số hóa như thế nào?
- Ngân sách chi tiêu cho hoạt động số hóa văn bản
- Doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ trong bao lâu?
Sau khi xác định được những yếu tố cơ bản trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đơn vị số hóa tài liệu đào tạo phù hợp với quy mô của dự án.
Trên thị trường Việt Nam, có rất nhiều công ty tham gia vào thị trường số hóa nội dung, bảng báo giá dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo cũng chênh lệch nhau về giá cả, tuy nhiên do lĩnh vực này còn khá mới ở Việt Nam nên chưa có sự phân chia rõ ràng về lĩnh vực mạnh yếu của từng đơn vị, cũng chưa có một đơn vị nào nổi trội hơn hẳn và tách top trên thị trường. Điều này khiến cho những doanh nghiệp có nhu cầu số hóa lựa chọn đơn vị hợp tác cung cấp dịch vụ là vô cùng khó khăn.
Lời khuyên của Amber Online Education cho bạn, đó chính là lựa chọn những đơn vị có nhiều kinh nghiệm cung cấp giải pháp đào tạo tổng thể cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau. Những đơn vị này sẽ am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của công ty bạn, nhìn nhận được những thiếu sót trong quy trình đào tạo đồng thời đưa ra được các giải pháp khắc phục hiệu quả. Đồng thời chính sự am hiểu ngành nghề của đơn vị số hóa tài liệu đào tạo cũng tạo ra những bài giảng E-learning sát nhất với thực tế với nhu cầu đào tạo mà doanh nghiệp cần.
Thấu hiểu khó khăn mà các Doanh nghiệp đang gặp phải trong việc đào tạo kỹ năng nghiệp vụ, quản lý tài liệu hay truyền tải văn hóa nội bộ, Amber Online Education cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo và các khoá học kỹ năng mềm giúp Doanh nghiệp số hóa nội dung bài giảng theo quy chuẩn, đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất trên toàn hệ thống, mang lại hiệu quả cao nhất tới học viên.
Với đội ngũ nhân viên năng động và kinh nghiệm cùng các chuyên gia cố vấn đến từ nhiều trường đại học danh tiếng tại Việt Nam, chúng tôi sẽ giúp bạn biến những kiến thức khô khan trở nên sinh động và hiệu quả với nhiều hình thức bên cạnh Powerpoint như video, slideshow, xây dựng hoạt cảnh, Gamifications/Serious Games, hình ảnh minh họa,…
