Theo báo cáo trên trang Tinypulse 2017: 91% nhân viên gắn kết với doanh nghiệp ít nhất một năm khi doanh nghiệp cung cấp cho họ hộ trình đào tạo hiệu quả. Bởi vậy, đào tạo nhân viên mới là đầu việc vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Nhưng làm thế nào để lên chương đào tạo và đo lường hiệu quả đào tạo cho nhân viên mới?
1. Tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên mới
Thời gian đào tạo là cơ hội để tất cả những nhân viên mới có nền tảng kiến thức cơ bản về công ty và phạm vi công việc. Nhân viên sau khi được đào tạo bài bản sẽ hạn chế các lỗi trong công việc và dễ dàng đóng góp ý tưởng mới ngay từ những ngày đầu đi làm, giúp công ty giảm thiểu các rủi ro. Cụ thể, vai trò quan trọng của việc đào tạo nhân viên mới gồm có:
- Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
Nhân viên được đào tạo sẽ hiểu rõ hơn về trách nhiệm liên quan đến vị trí của mình, từ đó, hình thành sự tự tin ban đầu trong công việc. Sự tự tin giúp nhân viên mới mạnh dạn hòa nhập nhanh với môi trường, nhanh nhẹn đề xuất những ý tưởng mới.
- Nâng cao sự hài lòng và tinh thần làm việc của nhân viên
Chương trình đào tạo được đầu tư kỹ lưỡng cho nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của vị trí mình đảm nhận trong công ty, từ đó, ý thức làm việc và tinh thần trách nhiệm được nâng cao. Bên cạnh đó, những thử thách và yêu cầu công ty đặt cho nhân viên trong quá trình đào tạo này sẽ cho họ cảm giác mong muốn chinh phục và cảm nhận được tiềm năng phát triển của bản thân trong công ty, kích thích tinh thần học hỏi của nhân viên mới.
- Tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty
Mỗi công ty đều có tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi riêng biệt. Những thông tin này có thể đã được trao đổi trong buổi phỏng vấn nhân sự. Tuy nhiên, việc đưa những thông tin này vào chương trình đào tạo cụ thể sẽ giúp nhân viên mới hiểu sâu hơn, tìm điểm chung giữa định hướng bản thân và định hướng công ty, từ đó, giúp nhân viên cảm thấy gắn kết và có thêm động lực làm việc.
2. Cách lên kế hoạch đào tạo nhân viên mới
Để có chương trình đào tạo hiệu quả, công ty cần thiết kế bài bản, chi tiết chương trình ngay từ khâu lên kế hoạch. Muốn làm được điều này, doanh nghiệp cần xác định rõ một số tiêu chí sau:
- Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Người tổ chức đào tạo cần xác định 2 nhóm nhu cầu sau:
Phạm vi cá nhân: Nhóm kỹ năng của từng vị trí công việc và khả năng thực tế của mỗi cá nhân
Phạm vi công ty: Các kỹ năng mà nhân sự công ty hiện có, có kỹ năng nào cần thuê ngoài không?
Nhóm kỹ năng cần đào tạo là sự kết hợp của kỹ năng cá nhân cần trau dồi và kỹ năng cốt lõi của công ty.
- Bước 2: Xác định mục tiêu
Việc đào tạo sẽ tốn thời gian và công sức, vì vậy, hãy đảm bảo doanh nghiệp xác định rõ ràng tất cả các mục tiêu trước khi bắt đầu:
Hiệu suất làm việc của nhân sự sẽ cải thiện thế nào sau đào tạo?
Chẳng hạn như: Nhân sự ở vị trí kế toán sẽ sử dụng thành thạo công cụ excel để xử lý giao dịch hợp đồng nhanh hơn” Nhân sự sẽ góp phần cải thiện mục tiêu kinh doanh của công ty như thế nào sau đào tạo?
Hay “Đội sales sẽ sử dụng kỹ năng vừa được học để tăng doanh thu X% trong Y tháng”.
Chương trình đào tạo sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tốt hơn cho vai trò quản lý như thế nào?
Hoặc “Theo dõi sau 6 tháng kể từ chương trình đào tạo kết thúc, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sẽ giảm X%”.
- Bước 3: Khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên
Chương trình đào tạo chỉ có thể đạt hiệu quả cao nhất khi kiến thức công ty dạy là điều nhân viên muốn học. Một số câu hỏi mà các nhà quản lý có thể khảo sát với nhân viên:
– Điều gì khiến bạn tự tin hơn trong công việc?
– Cách học nào phù hợp nhất với bạn?
– Bạn nghĩ kỹ năng nào là quan trọng nhất trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của phòng/ban mình?
– Ngoài công việc, sở thích của bạn là gì?Những câu hỏi này sẽ giúp người lên chương trình đào tạo hiểu rõ mong muốn đào tạo và thói quen học tập của nhân viên, từ đó, xác định chương trình đào tạo phù hợp với nội dung và phương pháp phù hợp.
3. Gợi ý 3 kỹ năng nhân viên mới cần học
Theo Forbes, 3 kỹ năng dưới đây nằm trong danh sách 12 kỹ năng nhất định dân văn phòng cần có:
3.1 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Dưới góc độ công ty, trong tình hình kinh tế không ngừng thay đổi như hiện nay, các nhà lãnh đạo công ty luôn đề cao những người có khả năng vượt qua thử thách và là thành viên tích cực trong một đội, luôn tìm ra điểm chưa tốt và tìm cách cải tiến phù hợp.
Dưới góc độ cá nhân, trong môi trường công sở, nhân viên luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề: áp lực về khối lượng và thời gian làm việc, hợp tác với nhiều người, mỗi người một tính cách khác nhau, những thử thách phát sinh bất ngờ trong khi làm việc,… Trong những tình huống này, nếu người phụ trách liên tục chỉ tìm lý do biện minh sẽ chỉ làm bản thân và đồng đội thụt lùi, vấn đề không được giải quyết, gây ức chế cho đồng nghiệp.
Vì thế, kỹ năng giải quyết vấn đề rất được đề cao vì luôn giúp đội nhóm tiến lên, cải thiện từng ngày.
Một số nội dung có thể đào tạo đối với kỹ năng này:
- Bước 1: Cách xác định vấn đề (Theo một số mô hình như 5WHYS, phương pháp Pareto,…)
- Bước 2: Xác định các phương pháp giải quyết khả thi
- Bước 3: Lựa chọn giải pháp
- Bước 4: Thực hiện và đánh giá
Ví dụ, với ngành khách sạn, đặc thù công việc đòi hỏi tiếp xúc với nhiều người, đến từ nhiều vùng miền khác nhau. Nhân sự làm ngành này luôn cần sự nhanh nhẹn, tháo vát, đảm bảo sự thỏa mãn của khách hàng. Những vấn đề phát sinh luôn thường trực yêu cầu nhân viên khách sạn thực hiện tốt kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý nhanh các công việc, nhiều đầu việc một lúc.
3.2 Kỹ năng quản lý căng thẳng
Theo một báo cáo của NIOH:
- 40% nhân viên cảm thấy rằng, công việc mình hiện tại quá căng thẳng
- 25% người được khảo sát cho rằng, công việc là yếu tố làm họ căng thẳng nhất trong công việc
- 75% người đi làm cho rằng, hiện nay, công việc có nhiều áp lực hơn so với thế hệ trước
Thật vậy, hiện nay, tầng lớp người đi làm đang rơi vào tình trạng khủng hoảng trầm trọng. Nếu tiếp tục hiện tượng này trong thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và cuộc sống của họ.
Một số nội dung đào tạo nên có trong bài giảng:
- Xác định nguyên nhân stress
- Kiềm chế cảm xúc để không bùng nổ
- Tìm cách chống lại căng thẳng thay vì bỏ chạy
Ví dụ, đối với ngành Ngân hàng, nhân viên cần tiếp xúc với rất nhiều khách hàng với những khoản đầu tư rất lớn. Đồng thời, ngành Ngân hàng cần sự tập trung và độ chính xác đặc biệt cao. Kỹ năng xử lý căng thẳng sẽ giúp nhân viên Ngân hàng chịu được áp lực cao trong công việc mà vẫn luôn giữ được sự chuyên nghiệp trước mặt khách hàng.
3.3 Kỹ năng thuyết trình:
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người trẻ thế hệ Millennials là kỹ năng thuyết trình. Theo mô hình nhu cầu của Maslow, kỹ năng thuyết trình giúp thỏa mãn nhu cầu được quý trọng và thể hiện bản thân – 2 nhu cầu quan trọng nhất của con người.
Trong môi trường công sở, khi một nhân viên càng được công nhận và chính họ cũng cảm thấy có nhiều đóng góp cho doanh nghiệp, nhân viên này có khả năng gắn bó với công ty hơn 50% so với các nhân viên khác cùng năng lực. Kỹ năng thuyết trình là vô cùng quan trọng khi nhân viên muốn trình bày ý tưởng trước cấp trên hoặc khách hàng, đồng nghiệp.
Các nội dung có thể đưa vào đào tạo kỹ năng này:
- Tìm hiểu kỹ nhu cầu và mong muốn của đối tượng khán giả
- Xây dựng dàn ý thuyết trình logic, hợp lý
- Ứng dụng các thiết bị công nghệ, tips sử dụng công nghệ vào thuyết trình (cách làm pptx, làm các trò chơi tương tác,…)
Ví dụ, với các ngành dịch vụ như Food&Beverage, kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng quan trọng trong kỹ năng giao tiếp, giúp nhân viên có khả năng thuyết phục khách hàng chuyên nghiệp, trình bày đúng ý tưởng khách hàng muốn nghe. Điều này cũng mang lại nhiều lợi ích cho các ngành như Bảo hiểm, cần tạo sự chuyên nghiệp và tin tưởng cho khách hàng, đối tác.
Tại Amber Online Education, chúng tôi cung cấp các khóa học kỹ năng nền tảng cho nhân sự tại doanh nghiệp mọi cấp bậc. Các bài giảng của chúng tôi được thiết kế dưới hình thức e-Learning với các phương pháp học mới lạ và hiện đại như Gamification, học qua tương tác, storytelling,… Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu đào tạo, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn ngay.
Nguồn tham khảo:
– https://resources.workable.com/tutorial/employee-training-progra
