Tuyển dụng mùa cao điểm và cuối năm luôn là một nỗi sợ “không tên” đối với các nhà quản lý nhân sự. Để có thể tuyển được những ứng viên “vàng” không hề dễ khi yêu cầu của các ứng viên ngày càng cao tuy nhiên ngân sách và chính sách của doanh nghiệp từ cấp trên vẫn giữ nguyên. Vì vậy, làm thế nào để biến ứng viên trở thành nguồn lực tương lai “vàng” của doanh nghiệp luôn là câu hỏi lớn nhất mà các nhà nhân sự vẫn chưa tìm ra được lời giải đáp hợp lý. Theo Business Wire (2019), một năm đầu làm việc giúp quyết định mức độ gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp và hầu hết nhân viên thôi việc vì thiếu chương trình đào tạo nhập môn.Tuy nhiên thực tế, tại các doanh nghiệp Việt Nam, việc định hướng và đào tạo nhân viên mới về công việc và văn hoá làm việc là công đoạn tuy rất quan trọng nhưng lại đa phần bị các chủ doanh nghiệp bỏ qua.
Phương thức đào tạo nhân viên mới được xem là dấu ấn ban đầu giúp nhân viên mới gạt bỏ được sự bỡ ngỡ, ngại ngùng và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc, đồng thời sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định ở lại đồng hành cùng doanh nghiệp hay không của nhân viên. Dưới đây là 4 bước quy trình trong phương thức đào tạo nhân viên mới dành cho mọi doanh nghiệp để cải thiện chất lượng nhân viên hiệu quả nhất!
Tại sao doanh nghiệp cần có kết hoạch đào tạo nhân viên mới?
Giảm chi phí đào tạo tương lai: Định hướng nhân viên theo đúng mục đích của doanh nghiệp ngay khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp giúp rút ngắn quá trình làm quen và giảm thiểu rủ ro có thể xảy ra khi làm việc hằng ngày. Như vậy, các nhà quản lý có thể tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo nhân sự nội bộ trong tương lai.
Giảm áp lực cho nhân viên mới: Khi bắt đầu một công việc mới, nhân viên sẽ phải ghi nhớ và tìm hiểu về rất nhiều thông tin trong thời gian ngắn, khiến họ cảm thấy bối rối và ảnh hướng đến hiệu suất thực tế. Với chương trình đào tạo nhân viên mới, nhân viên sẽ được định hướng rõ ràng về những yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Tối ưu hiệu suất của nhân viên: Doanh số và hiệu quả làm việc sẽ tăng lên khi nhân viên cảm thấy yêu thích và hài lòng về vị trí công việc phù hợp với năng lực của mình. Vì vậy, công tác định hướng và cung cấp công cụ làm việc cho nhân viên mới là điều bắt buộc.
Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý đào tạo: Khi có những định hướng tốt ban đầu, nhà quản lý sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức đào tạo cho nhân viên sau này. Họ sẽ chỉ cần được củng cố và cập nhật những kiến thức mới như những nhân viên lâu năm tại doanh nghiệp.
Phát triển kỳ vọng công việc thực tế: Việc làm rõ các mong đợi và mục đích của doanh nghiệp về công việc sẽ giúp các nhân viên hiểu rõ về công việc và hoàn thành công việc theo đúng quy trình với hiệu quả cao hơn.
Những lưu ý khi xây dựng quá trình đào tạo nhân viên mới
Để xây dựng được quy trình hiệu quả và phù hợp, nhà quản lý nhân sự cần đặt ra những câu hỏi sau:
- Nhân viên mới sẽ cần biết gì về môi trường làm việc và yêu cầu công việc?
- Bạn muốn tạo những ấn tượng đầu tiên như thế nào đối với nhân viên mới?
- Nhưng chính sách, nội quy nào cần phải phổ biến trong khoá đào tạo?
- Các công cụ và thiết bị cần thiết nào cần cung cấp cho nhân viên mới để họ có thể hoàn thành công việc tốt nhất đồng thời cảm thấy được chào đón và thoải mái.
- Doanh nghiệp có thể mang lại cho nhân viên những trải nghiệm tích cực nào trong ngày đầu tiên đi làm để họ có thể đem lại ấn tượng và thể hiện sự thân thiện với họ.
4 bước quy trình trong phương thức đào tạo nhân viên mới
1. Chuẩn bị và đón tiếp nhân viên mới
Bộ phận nhân sự nên có sự thông báo trước cho các phòng ban liên quan đặc biệt là bộ phận đào tạo về việc sắp có nhân viên mới để có thể sắp xếp và chuẩn bị tránh trường hợp khiến nhân viên mới cảm thấy không được đón tiếp.
Nhà quản lý cần làm việc với các phòng ban và trưởng bộ phận để lên kế hoạch đào tạo định hướng cho nhan viên mới. Quan trọng hơn, bạn cần phải chuẩn bị những khâu cơ bản trước ngày làm việc của nhân viên mới những vật dụng cơ bản như: Chỗ ngồi làm việc, danh sách email nhân viên trong công ty, bảng mô tả công việc…
2. Đón tiếp nhân viên mới
Hãy chào đón nhân viên mới với thái độ nhiệt tình và thân thiện để họ cảm tháy được tôn trọng ngay từ những phút đầu tiên tại doanh nghiệp bạn. Sau đó bạn hãy giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban, đặc biệt là các nhân viên trong cùng bộ phận. Nhà quản lý nhân sự nên tạo cho nhân viên văn hoá doanh nghiệp thân thiện trong việc tiếp đón nhân viên mới một cách vui vẻ và hoà đồng. Nếu làm tốt việc này, bạn cũng sẽ giúp doanh nghiệp của mình cải thiện được hình ảnh doanh nghiệp trong mắt không chỉ nhân viên mới mà còn người nhà, bạn bè xung quanh.
3. Lựa chọn phương pháp đào tạo định hướng phù hợp cho nhân viên mới
Trong các phương pháp đào tạo nhân viên mới, nhà quản lý nhân sự cần có kiến thức đầy đủ về cách đào tạo cũng như lựa chọn phương thức đào tạo phù hợp với loại hình và ngành nghề của doanh nghiệp. Quan trọng hơn, bạn cần chuẩn bị dầy đủ những thông tin cần thiết để cung cấp cho nhân viên mới như: Mục tiêu hoạt động, giới thiệu ngành nghề và khách hàng của doanh nghiệp, bộ máy tổ chức, chính sách; các quy trình làm việc, hệ thống làm việc nội bộ cũng như thông tin e-mail khi làm việc tại doanh nghiệp.
Việc cung cấp đầy đủ các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên nắm bắt công việc nhanh hơn, chính xác hơn đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mình đối với nhân viên mới. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị những bài tập hoặc nội dung báo cáo cho nhân viên như báo cáo về dịch vụ/ sản phẩm doanh nghiệp nhằm nắm bắt được mức độ tiếp thu và hiểu biết của nhân viên về doanh nghiệp.
4. Chương trình đào tạo kỹ năng chuyên môn theo từng vị trí
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thiết kế phương pháp đào tạo nhân viên mới của mỗi doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý nhân sự cần phải:
- Giới thiệu tổng quát về thị trường, ngành và sản phẩm/ dịch vụ của công ty
- Cung cấp các thông tin cơ bản và kiến thức yêu cầu cơ bản cho vị trí công việc
- Nội dung công việc và cách làm việc của công ty
- Các kiến thức, kỹ năng nâng cao mà doanh nghiệp yêu cầu
- Kỹ năng mềm trong công việc tuỳ theo từng vị trí như cách giao tiếp và thuyết phục khách hàng đối với nhân viên Sale, kỹ năng đàm phán, làm việc nhóm, thuyết trình…
Khi nhân viên mới được đào tạo và trau dồi các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp các nhà quản lý đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc, tránh làm ảnh hưởng đến các phòng ban khác. Việc lựa chọn phương pháp truyền tải nội dung đào tạo cũng là một yếu tố quan trọng các nhà quản lý nhân sự cần để tâm, vì nếu lựa chọn sai sẽ khiến nhân viên khó tiếp thu kiến thức, và tiêu tốn kinh phí của doanh nghiệp mà không thu lại được hiệu quả như mong muốn.
Trong thời đại phát triển số 4.0, độ tuổi của nhân viên ngày càng trẻ hoá và yêu cầu về cập nhật công nghệ trong hoạt động doanh nghiệp cũng sẽ tăng lên. Vì vậy, nếu tiếp tục với các phương pháp đào tạo truyền thống sẽ khiến các doanh nghiệp bị thụt lại so với đối thủ cạnh tranh. Vậy đâu là giải pháp của các doanh nghiệp?
Với dịch vụ số hoá nội dung đào tạo tại Amber Online Education, các nhà quản lý nhân sự sẽ không cần phải lo lắng mỗi khi bắt đầu xây dựng chương trình đào tạo. Tài liệu và nội dung đào tạo của doanh nghiệp bạn sẽ được chúng tôi thể hiện thông qua những video minh hoạ một cách mới lạ và hiện đại nhưng vẫn đảm bảo được tính chuyên môn và độ chính xác của kiến thức. Với đội ngũ nhân viên trẻ trung và chuyên nghiệp, khoá đào tạo của doanh nghiệp bạn sẽ trở nên thú vị hơn, hiện đại hơn và chuyên nghiệp hơn! Trải nghiệm ngay tại đây
