Số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp tối ưu giải quyết bài toán lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp cắt giảm đến 90% chi phí in ấn, quản lý tài liệu dễ dàng.
1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Cũng giống như việc số hóa tài liệu để chuyển đổi các dạng tài liệu, dữ liệu truyền thống (Văn bản giấy viết tay, bản in, hình ảnh, …. thành dạng tài liệu số (Dữ liệu số hóa dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… ) mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được. Số hóa tài liệu lưu trữ giải quyết trọng tâm về vấn đề quản lý tài liệu dễ dàng.
Số hóa tài liệu lưu trữ được hiểu là việc thực hiện số hóa các tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin như: Văn bản giấy, hình ảnh, tài liệu video đơn thuần,…thành phương thức lưu trữ dưới dạng: Hình ảnh động, Games, Video sinh động,… để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả nhất.
Tại doanh nghiệp thường có rất nhiều văn bản sử dụng dưới dạng giấy như: Hợp đồng, quy định, quy trình đào tạo, văn bản nội quy,…. nhưng quá trình lưu trữ đơn thuần chỉ in và cất giữ. Với công ty nhỏ, số lượng nhân viên ít, tài liệu không nhiều thì khó khăn ít xảy ra nhưng với số lượng tài liệu lớn việc bảo quản, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu sẽ trở lên khó khăn, dễ thất lạc tài liệu. Với giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% chi phí in ấn, không gian lưu trữ và dễ dàng trích xuất, chia sẻ tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
2. Mục tiêu của số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp
Bên cạnh việc hỗ trợ cá nhân, nhà nước, tổ chức để thực hiện số hóa các tài liệu, giảm thiểu không gian lưu trữ và tiết kiệm chi phí, mục tiêu của số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp còn đảm bảo:
- Đồng bộ và chuẩn hóa 100% tài liệu:
Với phương pháp sử dụng văn bản, tài liệu truyền thống,… tạo ra bất cập trong việc quản lý đào tạo, truyền thông quy định, quy trình, … cho chính nhân viên trong công ty hay đối tác, khách hàng. Số hóa tài liệu lưu trữ giúp loại trừ phần lớn khác biệt và khó khăn để tạo thuận lợi cho chính doanh nghiệp.
- Quản lý, khai thác tài liệu tập trung:
Toàn bộ các tài liệu liên quan tới đào tạo của Doanh nghiệp không phân biệt được lưu trữ tại chi nhánh, văn phòng hay do ai nắm giữ đều có thể truyền thông, đào tạo và khai thác triệt để sau khi đã được số hóa. Tạo cho nhân viên, khách hàng, đối tác khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
- Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc:
Toàn bộ văn bản, tài liệu đào tạo quy định, nghiệp vụ, văn hóa,… thay vì bảo quản, lưu trữ và in ấn truyền thống tại bộ phận lưu kho. Thì với phương pháp số hóa, tài liệu được lưu trữ và sử dụng trọn đời.
3. Số hóa tài liệu lưu trữ đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Trong thời đại chuyển đổi số, Doanh nghiệp nên chuyển đổi từ việc sử dụng văn bản truyền thống sang số hóa tài liệu để tiết kiệm không gian, chi phí bảo quản, in ấn,… Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu, tuy nhiên trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp, Doanh nghiệp cần đánh giá độ uy tín, năng lực đáp ứng và hiệu quả để đạt được mục tiêu của số hóa tài liệu lưu trữ đem lại:
- Tiết kiệm 90% chi phí in ấn và giảm không gian lưu trữ
- Loại bỏ việc mất, hư hỏng tài liệu văn bản trong quá trình lưu trữ
- Lưu trữ tài liệu hiệu quả trọn đời
- Tối ưu thời gian tìm kiếm tài liệu
- Chia sẻ tài liệu nhanh chóng
- Bảo mật thông tin
- Nâng cao hiệu quả và tối ưu việc truyền tải tài liệu với nhân viên, đối tác, khách hàng
- Chi phí vận hành và quản lý hiệu quả
Trong thời kỳ chuyển đổi số, Doanh nghiệp cần tối ưu các công tác xử lý truyền thống để đem lại hiệu quả cao nhất. Thay vì sử dụng phương pháp lưu trữ và sử dụng tài liệu bằng văn bản giấy, doanh nghiệp hãy thử trải nghiệm phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng:
- Doanh nghiệp mong muốn số hóa tài liệu lưu trữ gì?
- Số lượng tài liệu lưu trữ cần được số hóa trong bao lâu? Và số lượng bao nhiê?
- Mục đích số hóa tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp là gì? (Đào tạo, số hóa tài liệu quy trình, quy định, văn hóa,…)
- Doanh nghiệp mong muốn được số hóa bằng phương pháp nào?
- Ngân sách chi trả cho dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ?
4. Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ uy tín, chất lượng
Trên thị trường Việt Nam, có rất nhiều công ty tham gia vào thị trường số hóa nội dung, bảng báo giá dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo cũng chênh lệch nhau về giá cả, tuy nhiên do lĩnh vực này còn khá mới ở Việt Nam nên chưa có sự phân chia rõ ràng về lĩnh vực mạnh yếu của từng đơn vị, cũng chưa có một đơn vị nào nổi trội hơn hẳn và tách top trên thị trường. Điều này khiến cho những doanh nghiệp có nhu cầu số hóa lựa chọn đơn vị hợp tác cung cấp dịch vụ là vô cùng khó khăn.
Lời khuyên của Amber Online Education cho bạn, đó chính là lựa chọn những đơn vị có nhiều kinh nghiệm cung cấp giải pháp đào tạo tổng thể cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau. Những đơn vị này sẽ am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của công ty bạn, nhìn nhận được những thiếu sót trong quy trình đào tạo đồng thời đưa ra được các giải pháp khắc phục hiệu quả. Đồng thời chính sự am hiểu ngành nghề của đơn vị số hóa tài liệu đào tạo cũng tạo ra những bài giảng E-learning sát nhất với thực tế với nhu cầu đào tạo mà doanh nghiệp cần.
Thấu hiểu khó khăn mà các Doanh nghiệp đang gặp phải trong việc đào tạo kỹ năng nghiệp vụ, quản lý tài liệu hay truyền tải văn hóa nội bộ, Amber Online Education cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo và các khoá học kỹ năng mềm giúp Doanh nghiệp số hóa nội dung bài giảng theo quy chuẩn, đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất trên toàn hệ thống, mang lại hiệu quả cao nhất tới học viên.
Với đội ngũ nhân viên năng động và kinh nghiệm cùng các chuyên gia cố vấn đến từ nhiều trường đại học danh tiếng tại Việt Nam, chúng tôi sẽ giúp bạn biến những kiến thức khô khan trở nên sinh động và hiệu quả với nhiều hình thức bên cạnh Powerpoint như video, slideshow, xây dựng hoạt cảnh, Gamifications/Serious Games, hình ảnh minh họa,…
Trải nghiệm ngay giải pháp chỉ có tại Amber bằng cách liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
Website: https://amberacademy.vn/
E-mail: info@amberacademy.vn
