Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là hoạt động đầu tiên trong quản trị truyền thông. Đây là mối quan hệ công chúng cực kỳ quan trọng, quyết định sự thành bại trong hoạt động của mọi tổ chức.
Hiểu đơn giản, mục tiêu của truyền thông nội bộ là chức năng quản lý của một tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng và thành viên trong nội bộ tổ chức. Từ đó, hoàn thành tốt nhất mục tiêu và đảm bảo sự thành công của tổ chức.
1. Ba mối quan hệ truyền thông nội bộ quan trọng trong doanh nghiệp
Trong nội bộ một doanh nghiệp thường được phân cấp các mối quan hệ:
- Nhóm nhà lãnh đạo, quản trị cao cấp: Bao gồm các thành viên của hội đồng quản trị, thành viên trong ban giám đốc Công ty
- Nhóm nhà quản trị trung gian: Bao gồm các nhà quản trị cấp chi nhánh, phòng, ban, đơn vị trực thuộc công ty
- Nhóm người lao động trực tiếp: Bao gồm đông đảo những người lao động trực tiếp, họ là đối tượng quản lý trong công ty
Theo đó, tại Doanh nghiệp sẽ hình thành 3 mối quan hệ đặc biệt và cần được lưu tâm gắn kết:
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
- Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng trong cơ chế quản lý doanh nghiệp
- Mối quan hệ trong nội bộ từng nhóm công chúng: Mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, lãnh đạo với lãnh đạo,…
Truyền thông nội bộ nhằm hình thành và duy trì mối quan hệ bên trong giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với cấp quản lý lãnh đạo. Đây là sợi dây gắn kết hai chiều, thông suốt đảm bảo sự phát triển mối quan hệ gắn bó bền vững.
2. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là chìa khóa gắn kết nhân sự trong toàn công ty, hoạt động này giúp xây dựng mối quan hệ tốt nhất giữa các bộ phận trong công ty để toàn công ty đều có một hướng nhìn, ý chí phát triển.
Muốn xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh, nhân viên gắn kết, Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết và kỹ lưỡng:
- Bước 1: Xác định nội dung các công việc cần tiến hành để gắn kết nhân lực
- Bước 2: Phương thức thực hiện từng công việc
- Bước 3: Lên khung thời gian tiến hành thực hiện từng đầu việc
- Bước 4: Phân cấp quản lý và người chịu trách nhiệm các công việc trong kế hoạch
- Bước 5: Làm rõ chi phí cần thiết cho các hoạt động nhằm truyền thông nội bộ hiệu quả
Việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ giúp cho tất cả thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp nắm rõ và hiểu được sứ mệnh, mục tiêu của tổ chức mình. Mỗi người trong công ty xây dựng được mối quan hệ tình cảm thân thiện và tốt đẹp trong nội bộ doanh nghiệp, tạo ra động lực cho các thành viên cống hiến hết mình vì sự nghiệp phát triển doanh nghiệp chung.
Đây cũng là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp thu hút và giữ gìn nhân viên, cán bộ có năng lực thực sự; tạo ra đội ngũ nhân sự quan trọng nhất cho sự phát triển bền vững. Xây dựng được nề nếp quản trị doanh nghiệp dựa trên cơ sở nhân văn, hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo ra những giá trị văn hóa truyền thống. Mọi thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ tự giác và dốc lòng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác,… góp phần xây dựng văn hóa tốt đẹp cho doanh nghiệp.
3. Mục tiêu của truyền thông nội bộ gắn liền với việc xây dựng thương hiệu
Việc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp không đơn thuần dựa vào việc xây dựng sản phẩm, dịch vụ, hệ thống phân phối mà còn là xây dựng văn hóa, con người trong chính doanh nghiệp.
Nội tại trong một doanh nghiệp vẫn là con người với 3 yếu tố cần xây dựng: thái độ, kỹ năng và năng lực. Thái độ của đội ngũ nhân sự, ý thức và trách nhiệm của họ được hình thành và phát triển tùy thuộc vào hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ mang lại. Mặt khác, truyền thông nội bộ cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách nhìn nhận đánh giá uy tín và hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp trong con mắt của công chúng bên ngoài tổ chức đó.
Qúa trình xây dựng văn hóa của một tổ chức, một doanh nghiệp là quá trình xây dựng và gìn giữ những giá trị truyền thống và tiền đề phát triển của doanh nghiệp. Điều này có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tư tưởng nhận thức và hành vi ứng xử của các thành viên trong các tổ chức và doanh nghiệp. Xây dựng văn hóa của doanh nghiệp bao gồm hai mặt: văn hóa bên trong và văn hóa bên ngoài. Văn hóa bên trong chính là xây dựng các giá trị trong quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp thông qua hoạt động truyền thông nội bộ, doanh nghiệp sẽ hình thành nên sự thống nhất về mục tiêu, tạo ra động lực bên trong, đồng tâm hiệp lực để xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công.
Như vậy, mục tiêu chính của truyền thông nội bộ chính là:
- Cung cấp các thông tin: Nhiệm vụ công tác từng thời kỳ, thay đổi chính sách và bộ máy trong Công ty
- Tuyên truyền và giáo dục: Đường lối, chính sách, pháp luật, truyền thống, văn hóa, …
- Xây dựng mối quan hệ nội bộ trong toàn Công ty
- Khích lệ, động viên và thi đua trong công ty và là tấm gương, các phong trào, hoạt động xã hội
4. Các nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm:
- Tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự của công ty
- Sản phẩm hàng hoá dịch vụ kinh doanh
- Truyền thống và các thành tựu đạt được
- Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kỳ
- Các sáng kiến và giải pháp cải tiến
- Tấm gương người tốt việc tốt
- Các hội nghị và thảo luận khoa học
- Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm
- Các chương trình tài trợ, từ thiện
- Các văn bản pháp luật mới
5. Phương tiện truyền thông nội bộ thông dụng
“Mỗi doanh nghiệp có một cách truyền thông nội bộ cho riêng mình nhưng có một triết lý chung đó là làm cho nhân viên tin rằng công ty họ đang làm việc là nơi tốt nhất!” Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần cải thiện, đề cao hoạt động truyền thông nội bộ thông qua các phương tiện:
- Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ; các bản tin; sách về tổ chức; thư từ; các bài phát biểu v.v…)
- Bảng tin nội bộ của doanh nghiệp
- Các bảng thông báo mạng Internet nội bộ
- Áp phích, biển quảng cáo nội bộ tại công ty
- Phim ảnh tài liệu về tổ chức
- Đài truyền thanh nội bộ
- Các cuộc họp và giao ban nội bộ (Một số công cụ như báo chí, sách viết về tổ chức,trang web… vừa đảm bảo chức năng truyền thông nội bộ, vừa thực hiện truyền thông ra bên ngoài)
Doanh nghiệp phải đầu tư xây dựng và chọn lọc ý tưởng chương trình và cách thức truyền thông phù hợp với từng nhóm nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp để đem lại hiệu quả cao nhất.
Một trong các yếu tố quan trọng tạo dựng lên hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả là cách thức truyền tải nội dung, thông điệp bằng phương pháp như thế nào để tạo sự hứng thú, vui vẻ cho toàn bộ nhân sự trong công ty. Ngày càng nhiều, tổ chức, doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển các dữ liệu truyền thông qua giấy, lời nói số hóa thành phim ảnh sinh động để thu hút hơn.
Amber Online Education là 1 Công ty Edtech, được thành lập bởi Qũy đầu tư tài chính AFM. Amber – mang đến cho Doanh nghiệp 2 giải pháp: Chương trình đào tạo trực tuyến và dịch vụ số hóa nội dung bài giảng theo quy chuẩn, đảm bảo việc truyền tải thông tin trong hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao nhất với các phương pháp mới lạ, thú vị như: Xây dựng hoạt cảnh, Motion graphics hay chromakey, slide hóa,…
Amber tự hào đã giúp các tập đoàn, các công ty FDI giải quyết bài toán về phương thức truyền thông nội bộ. Hãy liên hệ ngay với Amber để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất!
Liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
Website: https://amberacademy.vn/
E-mail: info@amberacademy.vn
