Các doanh nghiệp, đặc biệt tập đoàn lớn hàng năm đều có nhu cầu tuyển dụng hàng trăm nhân sự mới. Ví dụ như tập đoàn Viettel cần tuyển dụng tới 500 nhân sự Công nghệ thông tin mỗi năm. Tuy nhiên, đi kèm với nhu cầu này là vấn đề đào tạo. Theo báo cáo năm 2017 của State of the industry, các doanh nghiệp Mỹ chi trung bình $1,273 đào tạo mỗi nhân viên. Và ngay cả tại Việt Nam, chi phí đào tạo nhân viên như Highlands hay Shinhan cũng lên tới cả trăm triệu mỗi tháng. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp của bạn có thể cắt giảm chi phí đào tạo mà vẫn tối ưu được hiệu quả? Trước tiên, hãy cùng Amber nhìn lại tổng quan về “chi phí đào tạo”.
1. Chi phí đào tạo là gì?
Chi phí đào tạo là tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến các khóa học. Nó bao gồm cả các tài liệu cần thiết để phân tích, thiết kế, phát triển, thực hiện, đánh giá và duy trì đào tạo nhân viên. Và Amber tin rằng, khái niệm này không còn quá xa lạ với những người làm đào tạo và nhân sự.
Trong một số lĩnh vực, đào tạo cần được duy trì liên tục nhằm đảm bảo các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ đang đảm nhiệm. Chẳng hạn như với ngành Y, các cán bộ y tế đã được cấp chứng chỉ hành nghề và đang hành nghề khám bệnh, chữa bệnh có nghĩa vụ tham gia đào tạo liên tục tối thiểu 48 tiết học trong 2 năm liên tiếp. Hay với các doanh nghiệp trong ngành Dược, các dược sĩ cần tham gia đào tạo liên tục để duy trì chứng chỉ hành nghề. Điều này có thể khiến doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ, phải chi trả một khoản phí đáng kể cho đào tạo.
Bởi lẽ đó, thiết lập một bản kế hoạch ngân sách đào tạo là điều đặc biệt quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí bỏ ra và xác định lợi nhuận đạt được sau mỗi chương trình. Để làm được điều ấy, mỗi người phụ trách cần nắm được các cách tính toán và quản lý chi phí đào tạo nhân sự.
2. Cách tính toán và quản lý chi phí đào tạo
Cách đơn giản nhất để doanh nghiệp có thể tính toán chi phí của mình là lấy Tổng ngân sách tiền lương hàng năm nhân với 1-3%. Số % có thể linh động theo chi phí đào tạo từ những năm trước. Chẳng hạn, nếu năm ngoái doanh nghiệp chi 2,5% ngân sách tiền lương và năm nay nhu cầu đào tạo vẫn tương tự, doanh nghiệp có thể tiếp tục áp dụng 2,5% để lên dự trù kinh phí.
Cách thứ hai cụ thể hơn là doanh nghiệp có thể liệt kê chi tiết các hạng mục phục vụ đào tạo. Ngân sách cho đào tạo không nên được quyết định khi doanh nghiệp có một khoản dư. Thực tế, bạn nên xây dựng một bản kế hoạch chi tiết gồm các hạng mục đào tạo cụ thể. Đi kèm với các hạng mục ấy là chi phí. Dựa theo quan sát của Amber tại các doanh nghiệp, ngân sách đào tạo nên bao hàm các yếu tố sau:
- Bản thông tin chung về chương trình đào tạo bao gồm mục tiêu, đối tượng
- Hình thức đào tạo: qua lớp học tập trung, video hướng dẫn hay qua hình thức e-Learning
- Tài liệu đào tạo: các loại sách báo, video
- Chi phí nhân sự: người tổ chức lớp hay người phụ trách đào tạo
- Chi phí giảng viên (nếu có)
- Chi phí đi lại, ăn uống (nếu có)
- Chi phí đào tạo liên tục
- Các chi phí phát sinh khác
Sau khi ngân sách được phê duyệt, người chuyên trách cần quản lý và theo dõi việc phân bổ ngân sách cẩn thận. Thông thường, trách nhiệm này sẽ thuộc về bộ phận nhân sự.
Hãy nhớ rằng, để quản lý chi phí đào tạo hiệu quả, người phụ trách cần hiểu rõ cơ cấu doanh thu của doanh nghiệp. Khi có cái nhìn chiến lược về chương trình đào tạo, bạn có thể xác định những gì doanh nghiệp của mình cần và làm thế nào để tối ưu hóa nhất.
3. Tối ưu chi phí và tăng hiệu quả đào tạo nhân sự
Khi đã xác định được các nhu cầu ưu tiên trong đào tạo nhân sự và thiết lập được ngân sách dự trù, giờ là lúc để bạn tối ưu chi phí ấy.
3.1 Phương thức nội bộ
Dưới đây là 2 phương thức đào tạo nội bộ tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn.
- Đào tạo nhóm: Giảm thiểu chi phí đào tạo bằng cách đào tạo tập trung nhiều nhân sự. Chẳng hạn, các ngân hàng lớn như Vietcombank, Shinhanbank hay PVbank đều có những chương trình đào tạo tập trung cho nhân viên mới nhận việc. Tại các buổi học này, nhân viên mới sẽ được học về lịch sử hình thành, tầm nhìn sứ mệnh cũng như các nghiệp vụ cơ bản trong ngân hàng . Tuy nhiên, phương thức này sẽ khiến nhân sự mới phải chờ tới khi có khóa học tập trung, thay vì được đào tạo ngay lập tức.
- Đào tạo chéo nhân viên:·Đây là phương thức đào tạo khá phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên hạn chế. Với cách này, nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò của đồng nghiệp. Họ có thể lưu chuyển ở các phòng ban khác nhau mà không bị giảm năng suất. Ví dụ như nhân viên bộ phận CSKH có thể dễ dàng đảm nhiệm vị trí của một Telesale.
3.2 Phương thức bên ngoài
Không ít doanh nghiệp cho rằng việc tận dụng nguồn lực hay nội dung đào tạo từ bên ngoài sẽ khiến “thâm hụt” ngân sách. Thực tế, nếu biết cách phân bổ nguồn đào tạo, tận dụng các ưu đãi đặc biệt, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tối ưu, thậm chí tiết kiệm ngân sách hơn những phương thức nội bộ vốn có.
- Tái sử dụng các tài liệu: hầu hết các tài liệu được thể hiện dưới dạng video đều có thể tận dụng lại trong các khóa đào tạo. Vốn dĩ, tài liệu đào tạo trong các doanh nghiệp hiện nay như nội dung bài giảng hay nội dung bài tập hầu như đều thể hiện dưới dạng văn bản giấy. Hình thức này không chỉ tiêu tốn chi phí in ấn mà còn hao tổn không gian lưu trữ tài liệu. Chẳng hạn như với 1 video clip giới thiệu về doanh nghiệp, Masan có thể tận dụng để đào tạo các lứa nhân viên mới hàng năm mà không cần in thêm hàng chồng tài liệu giấy.
- e-Learning: Thực tế, phương thức đào tạo trực tuyến có chi phí phải chăng hơn so với đào tạo truyền thống. eLearning không chỉ giúp giảm chi phí in ấn tài liệu đào tạo (bởi mọi kiến thức bài giảng đều hiển thị online) mà còn có thể giúp người học cập nhật bài giảng mọi lúc mọi nơi. Doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm hàng trăm triệu chi phí đi lại, phí thuê giảng viên và cả chi phí địa điểm đào tạo. Có thể nói, mô hình đào tạo này không chỉ đồng bộ hóa nội dung giảng dạy mà còn cá nhân hóa người học.
Nếu bạn vẫn còn những băn khoăn về cách làm chi tiết giúp giảm thiểu chi phí đào tạo mà vẫn đủ hiệu quả để nâng cao kỹ năng nhân sự, hãy để lại thông tin tại đây để được chuyên gia đào tạo nhân sự của chúng tôi tư vấn cụ thể nhất nhé.
Nguồn:
