Đào tạo nội bộ nâng cao kiến thức và quy định cho nhân viên mới là khâu quan trọng nối liền quá trình tuyển dụng và quá trình sử dụng lao động có hiệu quả. Kinh nghiệm thực tế của các công ty phát triển cho thấy công ty nào chú trọng tới đào tạo và huấn luyện nhân viên, công ty đó có nhiều cơ hội thành công hơn trong kinh doanh.
Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới luôn là trăn trở của nhiều doanh nghiệp, làm sao để nhân viên mới hòa nhập nhanh và làm quen với công việc tốt nhất? Hãy cùng Amber tìm hiểu 4 bước xây dựng quy trình hiệu quả dành cho nhân viên mới tại bài viết dưới đây nhé!
1. Tại sao phải xây dựng quy trình đào tạo cho nhân viên mới?
Sau các vòng loại tuyển dụng, nhân viên mới bước vào giai đoạn tìm hiểu, làm quen và thích ứng với Doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình đào tạo cho nhân viên mới vô cùng quan trọng bởi:
- Tiết kiệm chi phí, thời gian cho giảng viên hướng dẫn
- Định hướng nhân viên mới đúng hướng giúp họ tăng tốc, yêu mến và có thái độ tích cực với công việc chuẩn bị đảm nhiệm. Doanh số và hiệu quả công việc sẽ tăng lên khi nhân viên mới cảm thấy vị trí làm việc phù hợp với năng lực và có cơ hội phát triển tốt
- Giảm áp lực, lo lắng cho nhân viên mới
- Phát triển sự kỳ vọng công việc thực tế cho nhân viên mới đúng cách với thái độ tích cực, hài lòng công việc
Đừng để ngay buổi đầu tới Công ty, nhân viên mới ảnh hưởng định hướng sai lệch khi chương trình đào tạo không có kế hoạch. Dẫn đến, nhân viên mới không hiểu được nhiệm vụ sắp đảm nhiệm, văn hóa doanh nghiệp, quy định công ty,… Hay nhân viên mới có cảm giác không được chào đón nhiệt tình, có cảm giác lo lắng, áp lực công việc.
Xây dựng quy trình đào tạo đúng cách và truyền tải cho nhân viên là nền tảng xây dựng sự thành công cho Doanh nghiệp. Hãy tạo dấu ấn ban đầu tốt đẹp với nhân viên mới đúng cách.
2. Các bước xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả dành cho Doanh nghiệp
2.1. Chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới chu đáo
Quy trình đào tạo nhân viên mới không đơn thuần là việc nhân viên mới giới thiệu sơ bộ về bản thân sau đó bắt tay vào công việc. Người phụ trách nhân sự, đào tạo phải giúp họ cảm giác được chào đón ngay từ đầu: Gửi mail hoặc đăng trên bản tin nội bộ thông báo tới các bộ phận về thời gian nhân viên mới gia nhập công ty, chuẩn bị đầy đủ chỗ ngồi và thiết bị phục vụ cho nhân viên mới (như thẻ nhân viên, máy tính, sổ tay, thông tin mọi người trong phòng ban, bản mô tả công việc, các tài khoản/password phục vụ cho công việc, … ). Các thủ tục chuẩn bị cần được làm trước khi nhân viên mới tới.
Hãy tạo cảm giác thiện cảm và ấn tượng tốt cho nhân viên mới về Công ty ngay buổi đầu đi làm. Người phụ trách nhân sự, đào tạo có thể mời nhân viên mới đi ăn trưa hoặc tham dự bữa tiệc nhỏ chào mừng để họ hiểu hơn về công ty và dễ dàng làm quen, hòa nhập với mọi người.
2.2. Đón tiếp nhân viên mới nhiệt tình
Ấn tượng ban đầu là yếu tố quan trọng nhất ngay tại thời điểm mới làm quen và ấn tượng này sẽ khó phai mờ. Do vậy, việc nhân viên mới nghĩ tốt hay xấu về công ty một phần chính là ấn tượng từ khâu đón tiếp ban đầu.
Hãy chào đón nhân viên mới nhiệt tình nhất có thể để họ yên tâm và cảm thấy bản thân được tôn trọng ngay từ những phút đầu tiên. Tiếp đó, hãy giới thiệu nhân viên mới tới phòng ban họ trực tiếp làm việc và hướng dẫn khu vực: nhà ăn, nhà gửi xe, phòng sinh hoạt chung cũng như giới thiệu với tất cả các phòng ban trong công ty để nhân viên mới được làm quen với mọi người. Người phụ trách nhân sự, đào tạo hãy tạo nên một văn hóa người cũ đón chào người mới một cách nồng ấm, chân tình nhất.
2.3. Quy trình đào tạo nhân viên mới cần đơn giản, dễ hiểu
Quy trình đào tạo nhân viên mới nên bắt đầu bằng việc giới thiệu bức tranh tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp và định hướng cho nhân viên mới. Cụ thể:
- Môi trường làm việc tại doanh nghiệp, mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức, quy định công ty, chính sách, quy trình làm việc, hệ thống làm việc,…
- Giới thiệu tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực mà công ty hoạt động
- Tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên mới như thế nào để tác động tới họ theo chiều hướng tích cực và có lợi cho doanh nghiệp?
- Chính sách, quy định nào cần phổ biến tới nhân viên, cần được nhân viên ghi nhớ để tránh phạm lỗi
- Đảm bảo người phụ trách đào tạo có khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng cho người mới? Và tạo cầu nối giúp gắn kết nhân sự mới với môi trường tập thể mới?
Thay vì đào tạo nhân viên mới bằng phương pháp truyền thống giảng giải qua Slide hoặc văn bản giấy, người phụ trách đào tạo có thể số hóa tài liệu đó dưới dạng: Video, game, hình ảnh minh họa,… để nhân viên mới cảm thấy hứng thú và dễ dàng tiếp thu kiến thức đào tạo.
2.4. Đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới phù hợp với vị trí đảm nhiệm
Doanh nghiệp nên có bước chuẩn bị để giúp nhân viên mới phát triển nghề nghiệp theo đúng yêu cầu, nguyện vọng và vạch ra hướng đi rõ ràng. Người phụ trách đào tạo phải truyền tải, đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới phù hợp với vị trí đảm nhiệm:
- Kiến thức tổng quan cho vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm
- Nội dung công việc và đặc trưng riêng của từng vị trí
- Kỹ năng mềm tương ứng với vị trí đảm nhiệm để bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn , nghiệp vụ với tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả
Sau khi kết thúc chương trình đào tạo, người phụ trách đào tạo cần có buổi chia sẻ để nhân viên mới nói lên suy nghĩ của mình. Đồng thời, thực hiện hoạt động kiểm tra, đánh giá để xem nhân viên mới đã hiểu quy trình, quy định, văn hóa,… đã được đào tạo hay chưa.
Thay vì đào tạo bằng phương thức offline, Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đào tạo trực tuyến (E-learning). Tại Amber Online Education, chúng tôi cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo và những khoá học quản lý Management 4.0 dành cho các doanh nghiệp giúp các nhà quản lý không còn nỗi lo về xây dựng đào tạo. Với những kiến thức chắt lọc kỹ càng, chúng tôi sẽ biến nó trở nên thú vị hơn với những phương pháp thể hiện vô cùng mới lạ: Tương tác, Games, tình huống thực tế,..
Trải nghiệm ngay dịch vụ của chúng tôi để có cái nhìn mới chi tiết về quy trình đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp thời đại 4.0 nhé!
