Truyền thông nội bộ là một khái niệm quen thuộc trong doanh nghiệp, tưởng đơn giản nhưng thực chất cần rất nhiều kỹ năng và hiểu biết của người thực hiện. Vậy như thế nào là mô hình truyền thông nội bộ hiệu quả?
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ doanh nghiệp là công việc truyền đạt thông tin giữa các thành viên trong phòng ban hoặc toàn công ty. Truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo thông tin liên lạc, tạo dựng và phát triển mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.
Truyền thông nội bộ có vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp. Đối với nhân viên, môi trường làm việc là một trong những yếu tố quyết định đến tinh thần và khả năng thực hiện công việc. Môi trường cởi mở, vui vẻ, thẳng thắn và có sự tương tác cao tạo thuận lợi cho công việc, giúp đạt kết quả kinh doanh cao. Đối với khách hàng, truyền thông nội bộ có thể tác động đến ấn tượng của khách hàng với doanh nghiệp ngay từ những lần đầu tiên. Bởi lẽ, hình ảnh công ty được tạo nên từ tác phong, cá tính và chuyên môn nghiệp vụ của từng cá nhân nhân viên. Mỗi nhân viên chính là “đại sứ” truyền tải hình ảnh công ty một cách trực tiếp và chân thực nhất đến với khách hàng.
Mô hình truyền thông nội bộ đầy đủ, mới nhất
Bước 1: Xác định tình hình truyền thông nội bộ của doanh nghiệp và đặc điểm của đối tượng mục tiêu (hiện tại, doanh nghiệp có đang truyền thông nội bộ không, các hoạt động doanh nghiệp đang tiến hành là gì, nhân viên quan tâm đến mức nào,…?)
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông (lên tinh thần làm việc cho nhân viên ở những thời gian cao điểm, vận động nhân viên tham gia các hoạt động tập thể,…) theo từng giai đoạn phù hợp.
Bước 3: Lên kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu (Lên bài truyền thông trên group nội bộ, dự trù kinh phí cho các buổi liên hoan, tổ chức sinh nhật,…)
Việc hiểu rõ về mô hình truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và trúng các hoạt động cần thiết trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Các cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ
Việc truyền thông nội bộ sẽ trở thành một công việc vô ích nếu không được thực hiện đúng. Theo kinh nghiệm hợp tác của Amber Online Education với hơn 50 doanh nghiệp, chúng tôi đúc kết được một số cách có thể áp dụng để trau dồi hoạt động này là:
Sử dụng các kênh truyền thông gần gũi với người dùng
Một trong những khó khăn của truyền thông trong doanh nghiệp là nội dung rất đầu tư nhưng không thu hút được sự chú ý của người xem. Để giải quyết vấn đề này, việc sử dụng kênh truyền thông là vô cùng quan trọng. Cụ thể, ngày nay, smartphone là thiết bị điện tử được sử dụng nhiều nhất. Do đó, việc tối ưu trải nghiệm của người xem trên thiết bị này là yếu tố quyết định. Cách này tạo hứng thú cho nhân viên đón đọc các nội dung truyền thông nội bộ, đồng thời giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng tương tác với nhân viên mọi lúc, mọi nơi.
Linh hoạt sử dụng các định dạng nội dung phù hợp
Hiện nay, có rất nhiều định dạng cho truyền thông trong doanh nghiệp, ví dụ ảnh và chữ, album ảnh, video,… Việc của người làm công tác nhân sự là chọn hình thức thể hiện phù hợp với chủ đề, ví dụ, tổng kết năm gồm nhiều sự kiện, sử dụng dạng video sẽ tối ưu hơn, người xem không cần mất thời gian đọc nội dung chữ, chỉ cần theo dõi một video tầm 2 – 3 phút. Amber Online Education cũng đã từng thực hiện việc thay đổi cách thức truyền tải nội dung cho một số khách hàng có tiếng như Vietcombank, với việc thể hiện toàn bộ thông tin doanh nghiệp qua video với những hình ảnh sinh động, giúp người xem hứng thú với việc tiếp nhận thông tin.
Tổ chức sự kiện nội bộ
Một công ty thường có đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người, ở tất cả các phòng ban khác nhau. Sự kiện giao lưu offline chính là thời điểm giúp các nhân viên trong doanh nghiệp có cơ hội chào hỏi, gắn kết, hiểu rõ công việc của nhau. Điều này giúp bản thân mỗi cá nhân ý thức được tầm quan trọng của công việc mình đang làm với toàn hệ thống, từ đó, tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao.
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp, góp phần tạo nên hình ảnh và văn hóa công ty. Hiện nay, cùng với sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, việc xây dựng văn hóa bài bản càng trở thành vấn đề cấp thiết và cần được quan tâm hơn bao giờ hết.
