Xây dựng kênh truyền thông nội bộ là bước quan trọng để xây dựng bản kế hoạch chiến lược truyền thông trong Doanh nghiệp. Phần lớn các tổ chức, doanh nghiệp đã biết cách áp dụng các kênh phổ biến: Video, hình ảnh, bảng tin,… nhằm tạo tương tác và gắn kết nhân sự trong doanh nghiệp nhanh chóng.
Tại bài viết dưới đây, Amber sẽ định hướng cho Doanh nghiệp từ việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ đến việc chọn kênh thực hiện như nào để tối ưu nhất.
1. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Bước 1: Xác định đúng mục đích truyền thông
Trước khi xây dựng một bản kế hoạch truyền thông nội bộ chiến lược trong doanh nghiệp, bạn hãy tự trả lời câu hỏi: Bạn xây dựng bản kế hoạch để làm gì? Lợi ích gì cho doanh nghiệp? Và bạn phải làm như thế nào?
Hãy đảm bảo kế hoạch được lập ra gắn liền với định hướng phát triển của Công ty bạn như giúp Ban giám đốc đạt được niềm tin, ủng hộ của cổ đông, nhân viên,… hay giúp công ty có đội ngũ nhân sự trẻ trung, tinh thần làm việc hết mình và đoàn kết? Và quan trọng, kế hoạch sau khi thực hiện sẽ xây dựng được văn hóa tốt đẹp trong doanh nghiệp và hình ảnh thương hiệu trong mắt công chúng.
Bước 2: Xác định rõ đối tượng bạn muốn truyền thông là ai?
Doanh nghiệp cần tìm hiểu về đối tượng muốn truyền thông là ai? Kế hoạch đặt ra cần giải quyết được 3 mối quan hệ:
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
- Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng trong cơ chế quản lý doanh nghiệp
- Mối quan hệ trong nội bộ từng nhóm công chúng: Mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên, lãnh đạo với lãnh đạo,…
Truyền thông nội bộ nhằm hình thành và duy trì mối quan hệ bên trong giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với cấp quản lý lãnh đạo. Đây là sợi dây gắn kết hai chiều, thông suốt đảm bảo sự phát triển mối quan hệ gắn bó bền vững.
Bước 3: Xây dựng thông điệp truyền thông
Kế hoạch truyền thông nội bộ cũng cần thông điệp xuyên suốt quá trình thực hiện. Thông điệp cần rõ ràng, sát với thực tế, truyền tải được mục đích đặt ra và quan trọng người tiếp nhận phải nhớ được thông điệp đặt ra.
Bước 4: Xác định kênh truyền thông sử dụng
Cầu nối để cải thiện và thực hiện kế hoạch truyền thông hiệu quả chính là xác định đúng kênh. Hãy đảm bảo kênh lựa chọn phải giúp cho việc giao tiếp diễn ra hai chiều và đưa thông tin nhanh, hiệu quả tới người tiếp nhận nhất.
Bước 5: Thực hiện hoạt động truyền thông
Sau khi đã chuẩn bị tất cả 4 bước trên kỹ lưỡng, doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động truyền thông theo đúng kế hoạch đặt ra. Trường hợp xảy ra vấn đề ngoài ý muốn hãy nhanh chóng xử lý và thay đổi kế hoạch nhanh chóng.
Bước 6: Đánh giá hiệu quả
Sau khi thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả nhìn nhận thẳng thắn lại toàn bộ quá trình thực hiện để rút ra kinh nghiệm và tìm cách cải thiện các vấn đề chưa tốt.
2. Hướng dẫn xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả
Trên thực tế có rất nhiều kênh truyền thông như: Phương tiện in ấn (báo chí nội bộ; các bản tin; sách về tổ chức; thư từ; các bài phát biểu v.v…); bảng tin nội bộ của doanh nghiệp, bảng thông báo Mạng Internet nội bộ, phim ảnh tài liệu về tổ chức, các cuộc họp và giao ban nội bộ,… điều quan trọng là Doanh nghiệp cần lựa chọn và xây dựng được kênh truyền thông hiệu quả, phù hợp.
Bước 1: Khảo sát kênh truyền thông phù hợp
Phần lớn doanh nghiệp khi thực hiện xây dựng kênh truyền thông thường bỏ sót bước khảo sát mà quên rằng: Qúa trình khảo sát đúng đắn là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng được kênh mới và phù hợp. Tại đây, doanh nghiệp phân tích được các vấn đề tồn đọng của kênh hiện tại doanh nghiệp đang triển khai, tại sao lại không hiệu quả? Từ kết quả đó sẽ đánh giá và xây dựng được kênh mới theo khách quan.
Qúa trình khảo sát cũng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác nhu cầu, cách tiếp cận nào tốt để cải thiện vấn đề nội bộ hiện tại. Hãy nghiên cứu và phân tích thật chi tiết
Bước 2: Thiết kế kênh truyền thông chính xác ngay từ đầu
Dựa trên quá trình khảo sát, doanh nghiệp cần xây dựng được nội dung và phong cách thiết kế cụ thể cho kênh truyền thông của minh. Kênh truyền thông phải phù hợp và tiện lợi với toàn bộ nhân viên trong công ty và thể hiện được văn hóa của doanh nghiệp.
Đây là bước quan trọng làm lên sự thành công của chiến lược truyền thông nội bộ, do đó doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng để tìm cách thức thể hiện mới: hình ảnh sinh động, video, Slideshow,..
Bước 3: Tiến hành thực thi kênh truyền thông
Với bản thiết kế xây dựng ra nếu nhân sự công ty không đủ trình độ để đáp ứng, hãy thuê dịch vụ ngoài thực hiện công tác số hóa các nội dung bạn cần một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Và đặc biệt, đúng nhu cầu doanh nghiệp và tạo hứng thú cho người tiếp cận.
Bước 4: Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của kênh đã xây dựng
Sau khi hoàn tất các công đoạn, hãy thử nghiệm đánh giá bằng việc khảo sát, phỏng vấn, đào tạo thử nghiệm,… để đánh giá chất lượng và hiệu quả đem lại.
Hiểu được khó khăn mà các Doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình đào tạo, Amber Online Education cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo và các khoá học kỹ năng mềm giúp Doanh nghiệp số hóa nội dung bài giảng theo quy chuẩn, đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất trên toàn hệ thống, mang lại hiệu quả cao nhất tới học viên.
Với đội ngũ nhân viên năng động và kinh nghiệm cùng hơn 20 chuyên gia đầu ngành trong và ngoài nước, chúng tôi sẽ giúp bạn biến những kiến thức khô khan trở nên sinh động và hiệu quả với nhiều hình thức mới lạ như: Xây dựng hoạt cảnh, Motion graphics hay chromakey, slide hóa,…
Amber tự hào đã giúp các tập đoàn, các công ty FDI giải quyết bài toán về phương thức truyền thông nội bộ. Hãy liên hệ ngay với Amber để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất!
Liên hệ với chúng tôi theo thông tin:
Website: https://amberacademy.vn/
E-mail: info@amberacademy.vn
