LMS là gì?
LMS (Learning Management System) là phần mềm giúp phân phối các tài liệu eLearning tới số lượng lớn học viên, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng theo dõi, điều chỉnh và đánh giá quá trình đào tạo một cách hiệu quả.
Trên thế giới hiện tại có rất nhiều hệ thống LMS đến từ nhiều nhà cung cấp, nhưng cốt lõi, các hệ thống LMS này đều nhằm mục đích giải quyết các nhu cầu tương tác của các chủ thể chính trong hệ thống học trực tuyến, đó là người cung cấp nội dung học trực tuyến, người sử dụng nội dung học trực tuyến và người điều hành, quản lý tương tác học trực tuyến.
Chức năng và lợi ích hệ thống LMS đối với doanh nghiệp
1. Tiết kiệm thời gian
Không giống như phương pháp đào tạo truyền thống, hệ thống quản lí đào tạo trực tuyến LMS giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc tổ chức và triển khai các khóa học. Bởi khả năng tổ chức và lập kế hoạch linh hoạt, tùy theo điều kiện tham gia của nhân viên, học viên.
Các khóa học có thể sao lưu và khởi động trong nháy mắt, đơn vị tổ chức có thể chia sẻ với các cán bộ đào tạo hay các giảng viên khác hoặc cập nhật nội dung tái sử dụng khóa học trong vài click chuột.
2. Hiệu quả về mặt chi phí
Một trong những lợi ích của Internet chính là xóa bỏ những khoảng cách về địa lý. Điều này vẫn đúng trong phạm vi của hệ thống đào tạo trực tuyến LMS hay phương pháp học tập của E-learning.
Với các dự án đào tạo thường xuyên được tổ chức, phương pháp E-learning sẽ giúp tiết kiệm được một số chi phí không nhỏ như thuê địa điểm, đi lại, ăn ở, văn phòng phẩm, liên lạc, thuê giảng viên, nguồn lực cho việc lập kế hoạch.
3. Dễ dàng quản lý
Các hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến hiện nay hầu hết đều hỗ trợ tính năng báo cáo và theo dõi chi tiết. Tất cả các hoạt động của hệ thống đào tạo như khóa học, lớp học, học viên đều được ghi chép, thống kê và báo cáo tự động hoàn toàn.
Nhờ đó nhóm tổ chức đào tạo có thể nhanh chóng nắm được tiến độ tổng thể của hoạt động đào tạo cũng như của từng học viên.
4. Thỏa mãn nhu cầu và điều kiện học của nhiều học viên
Hệ thống quản lí đào tạo trực tuyến LMS lưu trữ toàn bộ giáo trình và tư liệu giảng dạy của doanh nghiệp một cách bảo mật trên Internet. Điều này giúp học viên có thể truy cập vào hệ thống để học bất cứ lúc nào cảm thấy thuận tiện, ở bất cứ nơi đâu, miễn là có kết nối internet.
5. Dễ dàng tùy biến và cập nhât nội dung
Nhờ toàn bộ tài liệu, tư liệu được tập trung taị một nơi, các cán bộ đào tạo có thể dễ dàng cập nhật, bổ sung nội dung trong một khoảng thời gian ngắn.
Hệ thống quản trị đào tạo trực tuyến LMS cho phép người quản trị có thể truy cập bất cứ lúc nào để bổ sung các tư liệu giảng dạy giúp cho các khóa học luôn luôn được cập nhật theo sát các tình hình thực tế. Học viên có thể ngay lập tức nhận thấy hoặc được thông báo về những thay đổi mới trong khóa học của mình.
6. Môi trường học tập, tương tác và cá nhân hóa cho từng học viên
Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ và internet tốc độ cao, chỉ mới một kết nối ADSL thông thường của các nhà mạng cũng thừa đủ để học viên có thể tham gia các khóa học tương tác cao như ngoài đời thật, với các tư liệu hỗ trợ như: video, hình ảnh trực quan, file âm thanh, học viên có thể kết nối, trao đổi trực tiếp với giảng viên và các học viên khác thông qua hệ thống diễn đàn, chat trực tuyến
Đặc biệt là công nghệ hội thảo trực tuyến thông qua video giúp môi trường học tập trở nên sống động, tích cực, tối ưu hóa theo nhu cầu, sở thích học tập của cá nhân.
Với những ưu thế không thể phủ nhận và sự thu hẹp đáng kể giữa khoảng cách về môi trường, phương pháp học tập E learning cùng hới hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS thực sự đáng để các doanh nghiệp cân nhắc, triển khai cho doanh nghiệp của mình.
Vai trò của hệ thống quản lý học tập LMS
1. Mọi hoạt động của nhân viên đều được theo dõi và quản lý dễ dàng
Hệ thống quản lý học tập LMS cung cấp cho doanh nghiệp một bảng báo cáo và theo dõi chi tiết. Nó ghi nhận lại tất cả hoạt động của người dùng, thống kê và xuất báo cáo tự động hoàn toàn.
Chính vì thế, dù chủ doanh nghiệp, hay các cấp quản lý không trực tiếp giám sát, hoặc có công tác đều có thể ghi nhận được tiến độ cải thiện kỹ năng, học tập của từng nhân viên.
2. Đáp ứng nhu cầu “Học ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào bạn thích”
Toàn bộ giáo trình và nội dung đào tạo nhân sự đều được lưu trữ trực tuyến, trên hệ thống online. Nhân viên có thêm tham gia học bất kỳ lúc nào và ở đâu, mang lại tâm trạng thoải mái khi tiếp thu việc học.
Chỉ cần có Internet, wifi thì dù bạn có đang đi công tác, ở nhà thì vẫn có thể đảm bảo học đúng tiến độ. Bạn còn có thể tải mọi tài liệu tự học và kết nối thông qua hệ thống quản lý học tập LMS, nói chuyện với chuyên gia.
3. Đào tạo nhân sự tiết kiệm chi phí lẫn thời gian đào tạo nhân sự
Từ tổ chức cơ sở hạ tầng, chi phí và thời gian đều được tiết kiệm tối đa, trong khi hiệu quả nhân sự tham gia và hiệu quả tăng gấp 3, gấp 4 lần. Ngoài ra, giải pháp tổ chức và lập kế hoạch đào tạo trực tuyến sẽ phù hợp với nhân viên bận rộn.
Mọi hoạt động học tập đều được lưu trữ lại, giúp nhân viên có thể tiếp tục học mà không phải học lại từ đầu. Việc cập nhật nội dung cũng chỉ trong vài click chuột, giúp nhân viên có thể học trên tài liệu mới nhất.
4. Thu hẹp phạm vị địa lý bằng hệ thống quản lý học tập LMS
Với những doanh nghiệp có chi nhánh mở rộng toàn quốc, việc đào tạo tập trung trở nên khó khăn. Ngoài lãng phí về chi phí đào tạo, bạn sẽ lãnh phí cả chi phí thuê địa điểm, đi lại, ăn ở, văn phòng phẩm, liên lạc, thuê giảng viên; nguồn lực dành cho việc lập kế hoạch…
Với đào tạo nhân sự trực tuyến bằng hệ thống quản lý học tập LMS mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, nhân viên ở mọi chi nhánh chỉ cần tạo 1 tài khoản, mọi hoạt động sẽ được báo cáo dựa trên ID của người đó. Quản lý doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm tra chất lượng đào tạo mà không cần phải thuê người đào tạo tới tận nơi để hướng dẫn.
5. Cập nhật nhanh chóng – Linh hoạt điều chỉnh
Đây là 2 lợi ích ấn tượng nhất cho các doanh nghiệp. Khi nội dung đào tạo cần được cập nhật theo năm hoặc quý, thay vì phải viết lại từ đầu, giảng viên chỉ cần cập nhật lại những nội dung cần bổ sung. Thời gian cập nhật tới nhân viên cũng được rút ngắn. Chỉ một click chuột, nhân viên có thể học ngay với nội dung mới.
Vì là giải pháp đào tạo nhân sự trực tuyến, người đào tạo ở mọi lúc mọi nơi đều có thể cập nhật tài liệu của mình, mà không cần gò bó về không gian. Học viên có thể nhận ngay thông báo về sự thay đổi ngay trong tài khoản của mình.
6. Môi trường học tập trực tuyến vẫn có thể tăng tương tác giữa các học viên
Đào tạo nhân sự trực tuyến theo hệ thống LMS giúp tạo ra một cộng đồng trao đổi trực tuyến, với giảng viên và các học viên khác. Nó xóa nhòa đi khoảng cách giữa học trực tuyến và cách học tập trung theo phương pháp truyền thống.
Nhân viên có thể tham gia các khóa học tương tác cao như ngoài đời thật với các tư liệu hỗ trợ như video, hình ảnh trực quan, file âm thanh. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể tổ chức các buổi đào tạo webinar, trực tuyến tại chỗ và tại thời điểm đó. Nó sẽ giúp nhân viên và giảng viên được kết nối, hỏi và đáp nhiều hơn.
Đó là 6 vai trò của E-learing trong giáo dục kết hợp với hệ thống quản lý học tập LMS dành riêng cho doanh nghiệp. Với hệ thống quản lý học tập LMS, vai trò quan trọng của đào tạo nhân sự sẽ được nâng cao và cải thiện ngày một tốt hơn.
Các lỗi xảy ra phổ biến với các hệ thống quản lý học tập LMS
1. Cung cấp nội dung không liên quan
Để đạt được mục tiêu đã xác định của khóa học, nội dung phải được tải lên và chia sẻ với người học. Một LMS có thể đạt mục tiêu của bạn khi cung cấp tài liệu học trực tuyến, cập nhật, đào tạo liên tục hoặc tuân thủ các quy định của đơn vị một cách có hiệu quả nếu nội dung đang thu hút đủ người học.
Do đó cần chú ý đến tác phong học tập của người học và cố gắng làm cho nội dung hấp dẫn hơn. Nội dung liên quan làm cho người học tương tác với nội dung tốt hơn và người học sẽ lưu giữ tri thức tốt hơn. Nội dung thông tin phải được chia thành nhiều phần nhỏ, có thể chứa video, gói SCORM, bài tập, v.v.
2. Tạo quá nhiều quản trị viên có thể dẫn đến sự cố
Mặc dù Abara LMS cho phép bạn tạo ra nhiều quản trị viên theo yêu cầu, tuy nhiên nên để số quản trị viên ít. Làm điều này giúp bạn dễ dàng xác định ai đã thực hiện thay đổi đối với khóa học, người đã xóa hoặc thậm chí đã tạo ra một nhóm, hoặc theo dõi và xem xét các hành động khác trong LMS.
3. Cố gắng nhân rộng hệ thống hồ sơ nhân sự trong LMS
Thông thường, các quản trị viên đề nghị bao gồm tất cả các dữ liệu trên hệ thống nhân sự của họ vào LMS để giữ cho nó đồng bộ với các thông tin được lưu trữ trong hệ thống nhân sự.
Tuy nhiên, điều này thường dẫn đến nhân đôi dữ liệu nhân viên như ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, ngày gia nhập, và do đó dẫn đến sự tích tụ thông tin không cần thiết trong giao diện và hồ sơ. Bạn nên lưu ý rằng bạn chỉ lưu trữ dữ liệu đó trên LMS để bắt đầu các khóa học, đăng ký chương trình đào tạo và báo cáo.
4. Tận dụng các yếu tố tích cực mà bạn cần
Nếu bạn không tích hợp các công cụ mà bạn sử dụng, có thể dễ dàng kết nối với LMS của bạn thì bạn sẽ không tận dụng được các tính năng tích hợp của LMS.
Trong trường hợp này, bạn có thể bỏ qua báo cáo chuyên sâu rằng LMS có thể giúp bạn tạo ra dễ dàng. Ví dụ, tích hợp các trang web xã hội như Twitter, LinkedIn và Facebook có thể cho phép người học chia sẻ các khóa học đã hoàn thành trực tuyến và đề cập đến các chứng nhận gần đây của họ về hồ sơ xã hội của họ.
5. Những điều phức tạp
Một LMS là để đơn giản hóa quá trình học tập của các tổ chức. Nhưng nếu có những trở ngại kỹ thuật trong quá trình học tập, cuối cùng người học sẽ mất hứng thú. LMS của bạn là bắt buộc để giúp người học điều hướng thông suốt và tối ưu hóa sự rõ ràng để truy cập các khóa học cho tất cả người học.
Cần phải thực hiện quy tắc giữ nguyên những điều đơn giản nhất có thể để cung cấp trải nghiệm học tập trơn tru cho người dùng và đảm bảo họ tiếp tục quan tâm đến việc đào tạo.
6. Sự hiểu biết kém về tất cả các tính năng của LMS
Là một quản trị viên, điều quan trọng là bạn phải có một sự hiểu biết rõ ràng về tất cả các tính năng LMS của bạn tạo ra. Các quản trị viên được yêu cầu phải là người trực tiếp khi giải quyết các vấn đề về hệ thống hoặc các vấn đề của người học.
Nếu bạn không hiểu rõ về LMS của bạn, nó sẽ rất khó để đảm bảo người học có một kinh nghiệm học tập trơn tru. Thiếu hiểu biết về các tính năng của LMS cũng sẽ ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu và mục đích của bạn. Mặc dù không thể phản hồi, tổng hợp ý kiến hết tất cả các vấn đề đúng thời gian nhưng có thể thực hiện được việc hỗ trợ người học cho các truy vấn nhất định.
Hơn nữa, sự hiểu biết đúng đắn của LMS sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc giải quyết các vấn đề của người học.
7. Không lấy ý kiến phản hồi từ người học hoặc nhân viên
Không tham gia theo dõi người học sau khi đào tạo là một lỗi lớn mà bạn phải tránh. Thu thập phản hồi sau khi đào tạo giúp đánh giá hiệu quả của LMS. Kinh nghiệm của người học là quan trọng để xem xét, cải thiện các chương trình đào tạo và các khóa học để đạt được mục tiêu mong muốn của tổ chức.
Thu hút giảng viên, người học chia sẻ kinh nghiệm khuyến khích họ tham gia tích cực vào các chương trình đào tạo là một cách tốt, để họ thấy rằng đây là một phần quan trọng của quá trình phát triển.
Tôi hy vọng những điều này sẽ giúp bạn không chỉ để tránh những sai lầm, mà còn có những quyết định nhanh chóng để sử dụng hiệu quả một LMS.
Hạn chế của hệ thống LMS và giải pháp đào tạo E-learning
Bên cạnh những ưu điểm nổi trội của e-Learning kể trên, hình thức dạy học này còn tiềm ẩn một số hạn chế sau:
1. Về phía người học
- Tham gia học tập dựa trên e-Learning đòi hỏi người học phải có khả năng làm việc độc lập với ý thức tự giác cao độ. Bên cạnh đó, cũng cần thể hiện khả năng hợp tác, chia sẻ qua mạng một cách hiệu quả với giảng viên và các thành viên khác
- Người học cũng cần phải biết lập kế hoạch phù hợp với bản thân, tự định hướng trong học tập, thực hiện tốt kế hoạch học tập đã đề ra.
2. Về phía nội dung học tập
- Trong nhiều trường hợp, không thể và không nên đưa ra các nội dung quá trừu tượng, quá phức tạp. Đặc biệt là nội dung liên quan tới thí nghiệm, thực hành mà Công nghệ thông tin không thể hiện được hay thể hiện kém hiệu quả.
- Hệ thống e-Learning cũng không thể thay thế được các hoạt động liên quan tới việc rèn luyện và hình thành kỹ năng, đặc biệt là kỹ năng thao tác và vận động.
3. Về yếu tố công nghệ
- Sự hạn chế về kỹ năng công nghệ của người học sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả, chất lượng dạy học dựa trên e-Learning.
- Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ thông tin (mạng internet, băng thông, chi phí…) cũng ảnh hưởng đảng kể tới tiến độ, chất lượng học tập
Xây dựng E-learning cho hệ thống quản lý học tập LMS
Nếu ví LMS là một nhà bếp với đầy đủ công thức nấu ăn, dụng cụ nấu ăn thì việc xây dựng bài giảng E-learning chính là việc chuẩn bị nguyên liệu, chế biến và cho ra sản phẩm một cách hoàn chỉnh có thể thưởng thức được. Độ ngon của món ăn hoàn toàn phụ thuộc vào tay nghề của người đầu bếp.
Để một dự án e-Learning (giáo dục trực tuyến) thành công cần dựa trên:
- Hệ thống công nghệ quản lý học tập mạnh mẽ, thân thiện
- Nội dung bài giảng cuốn hút, mang lại giá trị cho người học
- Cách thức marketing, truyền thông gắn kết và sáng tạo.
(Xem thêm: Những yếu tố tạo nên một khóa học trực tuyến thành công)
Như vậy, có thể thấy yếu tố nội dung bài giảng E-learning đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc số hóa tài liệu đào tạo truyền thống của doanh nghiệp trở thành những bài giảng sinh động, mang tính tương tác cao và có thể thay thế được giảng viên đứng lớp đòi hỏi đơn vị sản xuất bài giảng cần có đội ngũ chuyên nghiệp, sáng tạo. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay, việc xây dựng một trang e-Learning chuyên nghiệp để truyền tài kiến thức và kĩ năng công việc cho nhân viên, vừa tiết kiệm chi phí đào tạo, vừa tiết kiệm thời gian là một điều đáng mơ ước.
