Số hóa tài liệu là quá trình chuyển dữ liệu, tài liệu truyền thống thành dạng tín hiệu số giúp Doanh nghiệp giảm tải không gian lưu trữ, tiết kiệm 100% chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, số hóa tài liệu cũng giúp Doanh nghiệp tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
1. Số hóa tài liệu và Số hóa tài liệu đào tạo là gì?
1.1. Số hóa tài liệu
Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu, dữ liệu truyền thống (Văn bản giấy viết tay, bản in, hình ảnh, …. thành dạng tài liệu số (Dữ liệu số hóa dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… ) mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được.
* Ưu điểm của dịch vụ số hóa tài liệu:
- Số hóa tài liệu giúp tiết kiệm diện tích, không gian lưu trữ
- Tiết kiệm 100% chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản
- Bảo quản, lưu trữ tài liệu trọn đời và tránh việc mất mát, nhàu nát, hỏng,.. tài liệu trong quá trình lưu trữ
- Lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ thông tin tài liệu nhanh chóng, dễ dàng
- Các loại tài liệu số khác nhau được chuyển đổi qua linh hoạt
- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng
- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
- Chi phí vận hành và quản lý thấp nhưng đạt hiệu quả tối đa
Trong thời đại chuyển đổi số, Doanh nghiệp nên chuyển đổi cách lưu trữ và sử dụng văn bản truyền thống, số hóa tài liệu để tiết kiệm không gian, chi phí bảo quản, in ấn,… Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu, tuy nhiên trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp, Doanh nghiệp cần đánh giá độ uy tín, năng lực đáp ứng và hiệu quả đem lại.
1.2. Số hóa tài liệu đào tạo
Số hóa tài liệu đào tạo là quá trình chuyển đổi hình thức đào tạo bằng dữ liệu văn bản giấy sang dạng tài liệu số (Hình ảnh, Video, Game hóa, Slide,… ) để truyền tải, đào tạo học viên giúp cho việc đào tạo thu hút và mang lại chất lượng tốt nhất. Đặc biệt, tài liệu đào tạo sau khi được số hóa sẽ mang lại hiệu quả đồng bộ trên toàn hệ thống Doanh nghiệp mà không chịu yếu tố khách quan từ giảng viên như hình thức đào tạo truyền thống trước đây.
2. Lý do Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo?
2.1. Số hóa tài liệu đào tạo cắt giảm khó khăn trong việc di chuyển và chuẩn bị không gian đào tạo
Khi triển khai hoạt động đào tạo cho nhân viên mới hoặc nhân viên các cấp trong Doanh nghiệp, Bộ phận nhân sự, đào tạo cần lên kế hoạch đào tạo chi tiết dưới dạng văn bản giấy sau đó trình chiếu slide giảng dạy tại các văn phòng của Doanh nghiệp.
Việc đào tạo với hình thức truyền thống phụ thuộc nhiều vào giảng viên và đòi hỏi giảng viên đào tạo phải am hiểu, khả năng truyền tải tốt và không bị phụ thuộc vào cảm xúc. Tuy nhiên, vấn đề bất cập xảy ra khi Công ty có số lượng nhân viên lớn, nhiều văn phòng,… việc đào tạo bằng hình thức truyền thống sẽ tốn kém chi phí và khó khăn trong việc đi lại cũng như chuẩn bị không gian đào tạo phù hợp với học viên.
Số hóa tài liệu đào tạo giúp Doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn bất cập trong việc di chuyển và chuẩn bị không gian đào tạo cho học viên.
2.2. Cắt giảm chi phí và thời gian đào tạo
Việc sử dụng phương pháp số hóa tài liệu đào tạo giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo. Nhân viên không cần chờ đợi và phụ thuộc vào giảng viên, chỉ cần sử dụng các phương tiện như: Điện thoại, Ipad, máy tính,… để được đào tạo thay vì tới các phòng họp đào tạo truyền thống.
Bên cạnh đó, khi Doanh nghiệp sử dụng phương pháp số hóa tài liệu đào tạo, cơ bản các chi phí đào tạo truyền thống đều được loại bỏ.
2.3. Học viên chủ động học mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị
Áp dụng phương pháp số hóa tài liệu đào tạo cũng có nghĩa là học viên không còn phụ thuộc vào giảng viên mà có thể chủ động được việc học các quy định, chương trình, văn hóa,.. mọi lúc mọi nơi dễ dàng trên: Điện thoại, Ipad, Máy tính,..
Học viên chủ động trong việc sắp xếp lịch học theo thời gian của bản thân và dễ dàng học đi học lại kiến thức nếu chưa nắm rõ để việc đào tạo được hiệu quả nhất.
2.4. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến trình đào tạo và đánh giá hiệu quả
Trường hợp Công ty có nhiều chi nhánh hoặc đông nhân viên, phòng ban khác nhau, việc quản lý, tổ chức các lớp học đào tạo Offline không chỉ tốn thời gian, cần nhiều giảng viên mà còn khó khăn trong công tác quản lý và đánh giá hiệu quả. Với phương pháp số hóa tài liệu đào tạo theo quy chuẩn, đảm bảo sự đồng bộ và tính thống nhất trên toàn hệ thống Doanh nghiệp với chương trình đào tạo cho từng phòng ban riêng.
Bên cạnh đó, phương pháp số hóa tài liệu đào tạo giúp Doanh nghiệp dễ dàng đánh giá, kiểm tra trình độ và và khả năng tiếp thu kiến thức, quy định, chuyên môn và nhìn được báo cáo tổng thể, phân tích hiệu quả học tập.
2.5. Đào tạo đồng bộ, thống nhất, không chịu tác động của các yếu tố khách quan
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh phân bổ tại các vị trí khác nhau, việc 1 giảng viên đào tạo cho toàn bộ văn phòng rất khó khăn. Do vậy, mỗi khu vực/văn phòng sẽ có đội ngũ phụ trách đào tạo riêng. Phong cách và năng lực của mỗi giảng viên là không giống nhau, vì vậy dù cùng một tài liệu đào tạo nhưng học viên sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách giảng dạy, đào tạo khác nhau và Doanh nghiệp cũng khó lên khung chương trình đào tạo nhân sự mới do chất lượng giảng viên không đồng đều.
Chưa kể tới việc đào tạo sẽ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như: Thời tiết, địa lý, tâm lý,… Do đó, phương pháp số hóa tài liệu đào tạo chính là giải pháp hoàn hảo, đảm bảo được sự đồng bộ, thống nhất trên toàn hệ thống đào tạo của Doanh nghiệp.
Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và ứng dụng số hóa tài liệu để tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
Hiểu được khó khăn mà các Doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình đào tạo, Amber Online Education cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo và các khoá học kỹ năng mềm giúp Doanh nghiệp số hóa nội dung bài giảng theo quy chuẩn, đảm bảo sự đồng bộ và thống nhất trên toàn hệ thống, mang lại hiệu quả cao nhất tới học viên.
Với đội ngũ nhân viên năng động và kinh nghiệm cùng hơn 20 chuyên gia đầu ngành trong và ngoài nước, chúng tôi sẽ giúp bạn biến những kiến thức khô khan trở nên sinh động và hiệu quả với nhiều hình thức mới lạ như: Xây dựng hoạt cảnh, Motion graphics hay chromakey, slide hóa,…
Chỉ 30 giây ĐĂNG KÝ để trải nghiệm dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo của Chúng tôi!
