Số hoá tài liệu là phương thức hiệu quả, mới nhất để chuẩn hoá, đồng bộ quy trình trong doanh nghiệp, giúp tổ chức giới thiệu sản phẩm cũng như truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, “số hoá tài liệu” vẫn là một khái niệm mơ hồ, sơ sài, chưa được coi trọng. Trong bài viết này, Amber sẽ giúp bạn tìm hiểu, đánh giá rõ ràng về việc số hoá sẽ giúp ích các tổ chức như thế nào

Thời gian gần đây, chúng ta thường được nghe đến một khái niệm mới, đó chính là “số hoá tài liệu”. Việc số hoá tài liệu được ứng dụng như một mô hình công nghệ mới dành cho tất cả các doanh nghiệp, văn phòng điện tử,… Vậy số hoá tài liệu là gì, ứng dụng của số hoá sẽ như thế nào trong doanh nghiệp? 

1. Số hoá tài liệu là gì? 

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy,… cần phải cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại để sử dụng sau này. Vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, kinh doanh,…. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu, tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dạng chữ hoặc hình ảnh và được lưu trữ trên máy tính.

số hóa tài liệu

Việc số hoá tài liệu là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

2. Số hoá tài liệu liên quan gì đến vấn đề của doanh nghiệp? 

Cuộc cách mạng 4.0 đã đặt ra rất nhiều áp lực lớn đòi hỏi sự thay đổi, ứng biến hợp lý, kịp thời. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng với nền kinh tế số hoá, coi việc áp dụng các giải pháp số hoá vào kinh doanh, đơn giản như việc số hoá hồ sơ, tài liệu thay vì lưu trữ thủ công. Việc số hoá tài liệu còn là giải pháp thông minh giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng lợi nhuận.

  •  Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn quen với việc lưu trữ, sử dụng thông tin qua cách cũ như văn bản, giấy tờ. Theo tìm hiểu thì trung bình một nhân viên tốn 30-40% thời gian để tìm kiếm thông tin, việc này khiến cho thời gian làm việc, giải quyết vấn đề bị đình trệ. Không những thế, nhiều doanh nghiệp cho rằng số hoá tài liệu phải đầu tư một chi phí lớn về con người, thiết bị, máy móc,… và như vậy thì thật sự lãng phí. Thay vì sử dụng thông tin điện tử như vậy, họ thà áp dụng phương in giấy tờ, văn bản theo cách cũ vì như vậy có vẻ tiết kiệm hơn. 

số hóa tài liệu doanh nghiệp

Trên thực tế, số hoá tài liệu lại là một hoạt động đầu tư sinh lời, nó hoàn toàn có thể giải quyết các vấn đề tiềm ẩn mà những doanh nghiệp đang gặp phải khi hoạt động lâu dài hoặc mới hoạt động bởi chỉ cần sử dụng một lần, thông tin có thể được lưu lại vĩnh viễn. Việc sử dụng thiết bị điện tử với phương thức mới này, các cấp lãnh đạo, quản lý cũng như cả nhân viên hạn chế thời gian khai thác thông tin bởi khối lượng thông tin tài liệu quá nhiều, mất mát thông tin do việc quản lý, lưu trữ hạn chế,… gây ảnh hưởng đến quá trình phát triển, kinh doanh. 

  • Cải thiện việc tìm kiếm, truy xuất, chia sẻ thông tin 

Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy, các hoạt động kinh doanh hiện nay bị lệ thuộc nhiều vào văn bản giấy tờ, và các thông tin lưu trữ trên đó quyết định đến 70% sự thành công của giao dịch. Nhưng với công tác lưu trữ tài liệu ở các doanh nghiệp hiện nay thì việc bảo đảm thông tin không bị mất cắp, hay hư hại là rất khó. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hiện tại cũng hạn chế việc khai thác, tái sử dụng thông tin trong doanh nghiệp bởi thời gian tìm kiếm thông tin bị kéo dài, dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút. Có những thời kì, “cơn bão giấy” tấn công không gian làm việc, việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực hiện công việc. 

số hóa tài liệu 4.0

Việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ; giúp cho việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý, hoá học của tài liệu trong quá trình khai thác, sử dụng. Không những thế, khả năng chỉnh sửa, tài sử dụng dữ liệu cũng được gia tăng so với những phương pháp lưu trữ cũ. Số hóa tài liệu còn giúp thuận lợi hơn trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của đơn vị này với đơn vị khác, giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống và góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn. Các nguồn thông tin có thể được linh hoạt trong việc gửi đến các cơ quan, phòng ban cũng như chuyển đổi sang các loại dữ liệu khác nhau. 

  • Đồng bộ, chuẩn hoá đào tạo, quy trình trong doanh nghiệp 

Trong các doanh nghiệp, cách thức đồng bộ, chuẩn hoá việc đào tạo nhân viên, cũng như giới thiệu, cải thiện quy trình vẫn được xem là một thách thức khó khăn. Việc truyền tải thông tin, kiến thức hiện nay hầu hết là tổ chức lớp học tập trung, trong đó sẽ có một người giảng dạy, hầu hết là nhân viên cũ truyền đạt đến nhân viên mới. Vấn đề xảy ra khiến cho các cấp lãnh đạo, quản lý phải đau đầu chính là chuyện gì sẽ xảy ra khi có sự thay đổi khi có thay đổi về nhân sự? Mỗi người có một cách truyền đạt thông tin khác nhau, đôi khi khiến việc tiếp thu của người học gặp khó khăn, hiểu sai. 

Số hoá tài liệu hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này. Phương pháp này hoàn toàn có thể giúp đồng bộ bài giảng, quy trình cho doanh nghiệp chỉ theo 1 nội dung duy nhất. Khi áp dụng vào việc đào tạo, giới thiệu cho nhân viên, họ hoàn toàn có thể nắm được thông tin một cách chính xác nhất. 

3. Các hình thức số hoá tài liệu

Mỗi phương thức lưu giữ thông tin, thư viện đều có thế mạnh riêng và thế mạnh của số hoá tài liệu chính là khả năng thể hiện đa dạng. 

  • Video Explainer dạng Motion Graphic: Phương thức này có thể giúp phân phối các tài liệu tới số lượng lớn nhân viên, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng theo dõi, điều chỉnh và đánh giá quá trình làm việc cũng như đào tạo một cách hiệu quả.
  • Xây dựng hoạt cảnh: Thay vì những thông tin khô khan, cứng nhắc, các cấp lãnh đạo, quản lý có thể xem xét về cách thể hiện này bởi những hình ảnh 2D, 3D trong quá trình tiếp nhận thông tin sẽ giúp người nghe tiếp thu tốt hơn. 
  • Ghi hình giảng viên kết hợp hình ảnh minh hoạ: Bên cạnh sử dụng nguồn thông tin đơn giản, doanh nghiệp có thể áp dụng quay hình người trực tiếp giảng dạy, kết hợp với hình minh hoạ sống động. 
  • Quay màn hình: Với phương thức này, từng hoạt động trong quy trình làm việc sẽ được ghi hình lại, từ đó giúp nhân viên dễ dàng nắm được việc cần làm của bạn thân. 
  • Gamification/ Serious Game: Việc áp dụng gamification hay serious game vào việc số hoá có vẻ hơi trẻ con nhưng trên thực tế, đây là cách thức gây hứng thú cho người sử dụng. Nhờ yếu tố này, việc học tập, tìm hiểu thông tin sẽ sống động hơn. 
  • Thiết lập tính năng tương tác: Phương thức áp dụng này dần dần thay đổi thái độ và hành vi của hành vi đối với nhân viên, người học,… đem lại cho họ cái nhìn khác với các khóa đào tạo của công ty.

Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và ứng dụng Số hóa tài liệu để tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp. Tại Amber Online Education, chúng tôi cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo dành cho các doanh nghiệp giúp các nhà quản lý không còn nỗi lo về việc sử dụng dữ liệu. Trải nghiệm ngay dịch vụ của chúng tôi để có cái nhìn mới chi tiết về phương pháp số hoá nội dung tại doanh nghiệp thời đại 4.0 nhé!