Trong thời đại công nghệ 4.0, “số hóa” là xu hướng tất yếu được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là lĩnh vực đào tạo. Để tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc đào tạo trong doanh nghiệp, số hóa tài liệu đang rất được các doanh nghiệp quan tâm.
Làn sóng Cách mạng 4.0 hiện nay
Cuộc cách mạng 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng lĩnh vực của cuộc sống. Những khái niệm mới như công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu.
Theo báo cáo của PwC “Công nghiệp 4.0: Xây dựng doanh nghiệp số”, tốc độ số hóa của các ngành công nghiệp sẽ tăng nhanh vào năm 2020. Đặc biệt là các công ty vũ trụ và quốc phòng sẽ có tốc độ số hóa đến hơn 76% so với con số 32% ở thời điểm hiện tại. Ông Varun Bhaskar, giám đốc nhân sự ở của tập đoàn PwC đã một vài sự thay đổi trong tương lai của ngành nhân sự.
Trí tuệ nhân tạo (AI) mang đến một giải pháp mới để lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ ứng viên hiệu quả hơn. Chương trình ngôn ngữ thần kinh học (NLP) có thể xây dựng hệ thống các ứng viên với điều kiện, kỹ năng phù hợp từng vị trí công việc cụ thể. Từ khối dữ liệu có sẵn này, nhà tuyển dụng dễ dàng lựa chọn các ứng viên phù hợp với đặc điểm công việc, giúp tiết kiệm thời gian tuyển dụng.
Quy trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới cũng trở nên đơn giản hơn nhờ các tài liệu được số hóa dựa trên các tài liệu truyền thống của doanh nghiệp. Nhân viên có thể tự học các kiến thức mới về thông tin doanh nghiệp và kỹ năng làm việc dưới dạng video khóa học, trò chơi trực tuyến,… giúp tiếp thu kiến thức nhanh hơn. Vì vậy, số hóa tài liệu ngày càng trở thành một bước cải tiến vượt bậc trong thời đại công nghệ 4.0 áp dụng vào lĩnh vực nhân sự.
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu, tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dạng chữ hoặc hình ảnh và được lưu trữ trên máy tính.
Các tài liệu truyền thống dùng trong đào tạo phần lớn dưới dạng giấy in, vừa tốn chi phí in ấn, vừa khiến người đọc nhàm chán, truyền tải kiến thức thiếu hiệu quả. Số hóa tài liệu chính là giải pháp giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những bất tiện này và mang đến những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí in ấn và không gian lưu trữ tài liệu
- Dễ dàng chia sẻ tài liệu bất kỳ lúc nào
- Dễ dàng trong việc chuyển đổi dữ liệu số
- Giảm nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu
- Xây dựng hệ thống tài liệu đồng bộ và hệ thống trong doanh nghiệp
- Tạo trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng và đối tác khi ứng dụng công nghệ 4.0
Các khía cạnh nội dung có thể số hóa trong doanh nghiệp
Với các doanh nghiệp, số hóa tài liệu có thể được áp dụng trên những khía cạnh như sau:
- Số hóa nội dung thông tin sản phẩm:
Để việc kinh doanh trở nên thuận lợi, tạo dựng mối quan hệ với khách hàng là đặc biệt quan trọng. Khách hàng chắc chắn sẽ không muốn lãng phí thời gian cho những lời giới thiệu nhàm chán, những trang profile, catalogue đặc chữ. Một trong những cách hiệu quả nhất để gây ấn tượng ngay tức khắc với khách hàng là số hóa các thông tin về sản phẩm, thông tin doanh nghiệp thành những video, hình ảnh thú vị, độc đáo.
- Số hóa nội dung kỹ năng, nghiệp vụ
Nhân sự là yếu tố cốt lõi làm nên sự thành công của một doanh nghiệp. Nhân sự được đào tạo kỹ năng mềm tốt, chuyên môn cao chính là lợi thế cạnh tranh đặc biệt không thể thay thế. Vì vậy, việc đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ cho nhân viên mới luôn được các doanh nghiệp coi trọng. Tuy nhiên, công tác này tốn rất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp: chi phí thuê địa điểm, trả lương cho giảng viên, thời gian tổ chức dạy và học,… Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, không cần tốn thời gian tổ chức đào tạo với cùng một nội dung mỗi lần có nhân viên mới; giúp nhân viên có thể học mọi lúc mọi nơi, tiếp thu kiến thức nhanh hơn nhờ phương pháp học thú vị.
- Số hóa nội dung quy trình, quy định
Theo hình thức truyền thống, đào tạo về quy trình, quy định thường được triển khai dưới dạng slides. Tuy nhiên, cách này dễ gây nhàm chán và khó tiếp thu kiến thức cho người học. Việc số hóa các tài liệu quy trình, quy định của doanh nghiệp dưới dạng hình ảnh, video giúp tối ưu phương pháp học, thúc đẩy tốc độ tiếp thu của người học và giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, theo dõi, kiểm tra thông tin khi cần.
- Số hóa nội dung thông tin doanh nghiệp
Truyền tải thông tin doanh nghiệp trong nội bộ và cho khách hàng luôn là vấn đề quan trọng để xây dựng hình ảnh và truyền thông cho thương hiệu. Việc số hóa các thông tin này dưới dạng thú vị hơn giúp thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng sâu sắc với người xem. Qua đó, khách hàng sẽ ghi nhớ rõ hơn về hình ảnh thương hiệu, đồng thời, tạo hiệu quả cao trong truyền thông nội bộ.
Kết luận
Số hóa tài liệu ngày càng trở thành một phần quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực đào tạo. Lời khuyên của Amber Online Education cho doanh nghiệp của bạn là nhanh chóng số hóa tài liệu của doanh nghiệp ngay hôm nay để đưa đến trải nghiệm học tập hiệu quả hơn cho đội ngũ nhân sự, cũng như làm hình ảnh doanh nghiệp ngày càng chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
