Chỉ 15% trong số một tỷ người lao động trên thế giới nhiệt tình với công việc của họ. Có đến 85% những người còn lại không hài lòng với công việc của mình hoặc thậm chí ghét nó. Các nhà quản lý cũng rất quan tâm đến vấn đề này nên đã đầu tư rất nhiều thời gian, tâm sức để cải tiến quy trình làm việc trong doanh nghiệp nhưng không nhiều đơn vị thu được kết quả. 
Giữa lúc đó, mô hình IKIGAI nổi lên như một hướng đi mới lạ và đầy sáng tạo trong phong trào đổi mới cách thức làm việc, cải thiện quy trình tại Nhật Bản, Việt Nam và toàn thế giới.

Khái niệm mô hình IKIGAI trong đời sống và làm việc của người Nhật:

IKIGAI là một thuật ngữ nổi tiếng của người Nhật, có nghĩa là “Lý do để…”. Áp dụng vào định hướng cuộc đời và sự nghiệp, IKIGAI cụ thể là câu hỏi “Lý do để bạn thức dậy mỗi sáng là gì?” Đây được xem là một nét đặc trưng trong văn hóa, tạo nên cuộc sống hạnh phúc và lâu dài của người Nhật. 
cải tiến quy trình
Nhận định về lối sống này, tác giả Hector Garcia nói về IKIGAI như “điểm giao hòa của những gì bạn giỏi và những gì bạn thích làm”. Đặc biệt, IKIGAI rất phù hợp với những người luôn hướng đến cuộc sống đúng nghĩa, vui vẻ, hạnh phúc; không đơn giản là theo đuổi những khát vọng vật chất, tiền tài. 
Lý thuyết này đòi hỏi mỗi cá nhân phải luôn đặt ra trong đầu mình 4 câu hỏi: 
  1. Điều bạn yêu (đam mê của bạn)
  2. Điều thế giới muốn (sứ mệnh của bạn)
  3. Điều bạn giỏi (khuynh hướng của bạn)
  4. Điều bạn có thể nhận được (nghề nghiệp của bạn)
Việc tìm ra câu trả lời cho 4 câu hỏi trên tưởng chừng rất khó khăn, vì ít ai biết mình thực sự cần làm gì và muốn làm gì với cuộc đời của mình. Tuy nhiên, câu trả lời hoàn toàn có thể đến với bạn một cách tự nhiên nếu bạn luôn dành một khoảng thời gian nhất định để nghĩ về nó hằng ngày. 
Hãy dành khoảng 5-10 phút ngồi thiền mỗi sáng, nghĩ về 4 câu hỏi trên, ghi nhận cảm xúc của từng ngày và viết vào một cuốn sổ nhỏ. Nếu bạn quá bận rộn, hãy tranh thủ dành những giây phút nghỉ ngơi, thư giãn cuối tuần, đi đến một nơi yên tĩnh, tự thưởng cho mình một cốc cà phê và viết về 4 câu hỏi đó.
Thay vì việc nghĩ: “Mình có thể làm gì cho thế giới”, hãy quay về bên trong bản thân của chính mình, tự hỏi “Điều gì có thể làm bạn tỉnh dậy, hít thở và vui vẻ làm nó mỗi ngày”. Vì thực ra, “tất cả những gì thế giới cần, là những con người đang sống” – Theo triết gia Howard W. Thurman
cải tiến quy trình

Các vấn đề phổ biến trong quy trình làm việc của doanh nghiệp hiện nay:

Để các khâu làm việc của doanh nghiệp hoạt động trơn tru và nhịp nhàng, doanh nghiệp phải thiết lập “Quy trình làm việc” của riêng mình, hay nói cách khác, quy trình là bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển. 
Nhưng hiện nay, đa số các doanh nghiệp Việt Nam đều đang mắc phải những khó khăn sau trong quá trình thiết lập quy trình:

Khó khăn 1: Trao quyền thiếu hiệu quả

Nhân viên được trao quyền trên danh nghĩa, trong đội nhóm có rất nhiều “Project Manager” hay còn gọi là Quản lý dự án. Nhưng thực tế, họ lại không có hoàn toàn quyền hạn quyết định công việc, chủ yếu là thu thập thông tin, trình lên cấp trên ký duyệt.
cải tiến quy trình
Trong tình huống này, quy trình của doanh nghiệp có quá nhiều công đoạn rối rắm, mất thời gian. Bản thân người được giao chức vụ cảm thấy quyết định của mình không được coi trọng.

Khó khăn 2: Họp lắm, “hành” nhiều

Thử dành ra 1 phút suy nghĩ về các công việc bạn làm trong ngày, có phải đa số đều là họp hành và giao lưu phòng ban hay không? 
Theo nghiên cứu khoa học, não bộ con người chỉ có thể làm việc năng suất nhất trong 4-5 tiếng/ngày. 8 tiếng thực sự là khoảng thời gian quá sức, người bình thường không thể tải nổi. Vậy 3 tiếng còn lại (hoặc hơn), chúng ta đang ngược đãi bộ não vào những việc gì? 
cải tiến quy trình
  • Tham gia những cuộc họp dài đằng đẵng?
  • Trả lời những email mình không liên quan trực tiếp?
Việc họp lâu và họp nhiều làm đa số nhân viên rất ức chế, công việc trong ngày không thể làm hết, yêu cầu họ phải làm thêm giờ. Về lâu dài, tình trạng này sẽ ảnh hưởng đến đời sống cá nhân của nhân viên, khiến họ nhanh chóng rời bỏ công ty.

Khó khăn 3: Không tôn trọng ý kiến nhân viên

Quy trình có thể do một số người đặt ra nhưng nhân viên toàn công ty mới là người vận hành nó. Tuy nhiên, một số các nhà lãnh đạo – những người đặt ra quy trình vẫn còn có quan điểm bảo thủ và ép buộc, khiến nhân viên chỉ biết làm theo trong sự bất mãn. 
cải tiến quy trình
Về lâu dài, sự bảo thủ và không tôn trọng ý kiến nhân viên của người lãnh đạo chỉ làm cho mối quan hệ giữa sếp và nhân viên trở nên căng thẳng. Hơn nữa, công ty sẽ tự mình đánh mất những ý tưởng sáng tạo của nhân viên.
Trước những vấn đề trên, sử dụng mô hình IKIGAI thực sự là giải pháp giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn này.

Dùng IKIGAI cải thiện điểm yếu như thế nào?

Mấu chốt của việc “Trao quyền thiếu hiệu quả” hay “Ý kiến của nhân viên không được coi trọng”, “Họp nhiều mà không ra vấn đề”, chính là từ việc: Bản thân nhân viên chưa hiểu rõ được giá trị của mình, những lợi ích mình có thể mang lại cho công ty. Mặt khác, nhà lãnh đạo cũng chưa đầu tư thời gian tìm hiểu thế mạnh của từng người để điều phối nhân lực cho hợp lý. 
Như vậy, bài toán lại quay về việc, đầu tư phát triển khả năng của từng người trong tổ chức. IKIGAI hứa hẹn sẽ làm rất tốt nhiệm vụ này khi được áp dụng vào hoạt động đào tạo nội bộ:
Người làm đào tạo có thể đưa vào chương trình định hướng nhân viên theo 4 câu hỏi:
  • Điều bạn yêu (đam mê của bạn)
  • Điều thế giới muốn (sứ mệnh của bạn)
  • Điều bạn giỏi (khuynh hướng của bạn)
  • Điều bạn có thể nhận được (nghề nghiệp của bạn)
cải tiến quy trình
Cụ thể hơn, có thể dùng 4 câu hỏi này để hỏi về nhu cầu của nhân viên:
  • Điều bạn thực sự thích trong công việc hiện tại
  • Điều bạn nghĩ là công ty cần ở bạn
  • Điều bạn đang làm giỏi nhất ở hiện tại
  • Những lợi ích bạn mong nhận được từ công ty: thuyên chuyển vị trí, yêu cầu thêm phúc lợi và hoạt động nội bộ
Có thể trước đó, nhân viên của bạn cũng chưa từng nghĩ đến những khả năng này hoặc họ chưa biết cách, hoặc chưa có thời gian đào sâu suy nghĩ. Tuy nhiên, khi lồng mô hình IKIGAI vào trở thành một phần chính thức trong hoạt động đào tạo, nhân viên của bạn chắc chắn sẽ suy nghĩ nghiêm túc và nhìn ra câu trả lời nhất định tại thời điểm được hỏi. 
Tóm lại, việc áp dụng mô hình IKIGAI vào đào tạo nội bộ để cải thiện quy trình đưa đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
cải tiến quy trình
  • Giúp các bậc lãnh đạo lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. Nhân viên có cơ hội nói lên nguyện vọng của mình.
  • Kích thích nhân viên phát biểu ý kiến, bày tỏ đóng góp về những điểm bất hợp lý trong quy trình làm việc
  • Mô hình này nếu áp dụng trong từng giai đoạn thực hiện mục tiêu công ty sẽ giúp mỗi nhân viên thực hiện tốt mục tiêu của mình, tự lên kế hoạch hoàn thành công việc phù hợp với khả năng. Từ đó, nhân viên đạt hiệu suất cao nhất trong công việc, tránh tình trạng chuyên quyền, giao gì làm đấy.
Tại Amber Online Education, chúng tôi đã vận dụng rất tốt mô hình này vào cải tiến quy trình. Với tinh thần của người trẻ nhiệt huyết và cầu tiến, Ban Giám đốc của chúng tôi luôn quan niệm rằng: “Mỗi người đều có một thế mạnh riêng, điều mà những nhà quản trị phải làm là giúp mỗi thành viên phát huy thế mạnh đó.” Trong các buổi họp đội nhóm, các nhà quản lý luôn dành từ 5-10 phút để mỗi người tự trả lời những câu hỏi phát triển bản thân, ví dụ như về “sự hiện diện,” tự nhận xét về “điểm mạnh, điểm yếu” của mình. Giữa mỗi giờ giải lao, các trưởng nhóm thường trò chuyện với mọi người về định hướng của từng người, đưa ra lời khuyên nếu có thể. Việc cho từng người chia sẻ về những điều họ muốn làm, điều họ cảm thấy yêu thích, điều họ nghĩ là thế mạnh của bản thân sẽ làm tăng hoocmon Hạnh phúc, kích thích não phải làm việc, tạo ra những ý tưởng sáng tạo, nâng cao hiệu suất. Đồng thời, qua những cuộc trò chuyện này, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên công ty sẽ trở nên khăng khít, từ đó, lãnh đạo dễ dàng hơn khi cần nhân viên đưa ra những góp ý hay ý tưởng đột phá.