Trong thời đại công nghệ 4.0, số hóa đang ngày càng trở thành thuật ngữ phổ biến. Đặc biệt, số hóa văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu. Vì vậy, các doanh nghiệp rất quan tâm tới các phương pháp số hóa văn bản, một trong số đó là phương pháp Gamification. Tuy nhiên, đây là một khái niệm khá mới tại Việt Nam và có rất ít tài liệu giải thích cặn kẽ chủ đề này. Trong bài viết dưới đây, Amber Online Education sẽ làm rõ các nội dung xoay quanh việc số hóa văn bản bằng phương pháp Gamification.
Sơ lược về số hóa văn bản và phương pháp Gamification
Theo phương pháp truyền thống, những quy trình, quy định, văn bản, hợp đồng,… của công ty, tổ chức thường được lưu trữ dưới dạng giấy in, đòi hỏi phải có người sắp xếp, giữ gìn và rất dễ bị thất lạc, rách, hỏng,… Để cải thiện tình trạng này, số hóa văn bản đã ra đời, đó là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy thành các dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Các tài liệu số hóa này được sử dụng cho các hoạt động đào tạo nội bộ, giới thiệu sản phẩm của công ty tới khách hàng.
Một trong những cách thức số hóa văn bản hiệu quả và mới nhất hiện nay là phương pháp Gamification. Phương pháp Gamification là một cách tiếp cận trong đó sử dụng các nguyên tắc trò chơi các yếu tố và nguyên tắc trò chơi được sử dụng tạo ra trải nghiệm học tập hiệu quả và hấp dẫn hơn. Gamification được ứng dụng vào hoạt động đào tạo nhằm tạo hứng thú và động lực cho người học, giúp thay đổi nhận thức ứng dụng các thành phần của Game như kỹ thuật, cách thức, luật chơi và những yếu tố khác,… vào một hoạt động đào tạo bất kỳ với mục đích tạo động lực & hứng thú cho người học, thay đổi nhận thức và khuyến khích nhân viên chủ động tham gia tích cực hơn vào các hoạt động tương tự trong tương lai. Một số hình thức Gamification phổ biến như: Hệ thống huy hiệu, bảng xếp hạng,…
Tác dụng của việc số hóa văn bản bằng phương pháp Gamification
Khác với việc lưu trữ tài liệu truyền thống, số hóa văn bản bằng phương pháp Gamification mang đến những lợi ích sau:
- Tiết kiệm 90% chi phí in ấn và không gian lưu trữ tài liệu
- Dễ dàng trích xuất, chia sẻ tài liệu mọi lúc mọi nơi
- Giảm thiểu rủi ro khi lưu trữ văn bản giấy như mối mọt, hỏng hóc
Đặc biệt, trong lĩnh vực đào tạo, các tài liệu được số hóa bằng phương pháp Gamification còn mang đến những tác dụng sau:
- Tạo ra yếu tố giải trí trong việc học tập kiến thức đào tạo nghiêm túc
- Tạo hứng thú cho nhân viên khi tiếp thu các kiến thức khô khan
- Dễ dàng đánh giá chất lượng đào tạo, xếp hạng, phân loại nhân viên
Các khía cạnh nội dung có thể số hóa bằng phương pháp Gamification
- Nội dung về thông tin sản phẩm, bao gồm xuất xứ, cách sử dụng,… Doanh nghiệp có thể ứng dụng Gamification để nâng cao trải nghiệm nhân viên với sản phẩm.
- Nội dung về kỹ năng nghiệp vụ, bao gồm chuyên môn ở vị trí mà nhân viên đảm nhận, liên quan trực tiếp đến công việc hằng ngày của nhân viên
- Nội dung về quy trình, quy định, ví dụ như quy trình tuyển dụng, quy trình bàn giao công việc, giúp doanh nghiệp dễ dàng trong công tác đào tạo nhân viên mới
- Nội dung về thông tin doanh nghiệp: Mọi khía cạnh văn hóa doanh nghiệp được ghi lại trong nội dung số hóa giúp doanh nghiệp truyền thông hiệu quả không chỉ trong nội bộ mà còn với khách hàng
Gamification là một giải pháp số hóa văn bản tối ưu cho doanh nghiệp. Nhờ có phương pháp này, các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp sẽ được số hóa dưới dạng trò chơi, với các cách thức đánh giá, tính điểm, xếp loại, tăng level,… giúp kích thích tinh thần học hỏi của nhân viên, giúp việc đào tạo cũng như truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao.
